Angajatorii sunt obligaţi să completeze adeverinţe de vechime pentru fiecare angajat, în care se trec mutaţiile intervenite pe durata executării contractului individual de muncă, respectiv: încheierea, modificarea, suspensarea sau încetarea contractului individual de muncă.

Potrivit legislaţiei, Hotărârea nr. 905/2017 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor este cadrul legal al acestei obligaţii.

Angajatorii au şi obligaţia de a întocmi un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

Menţionăm că dosarul personal al salariatului cuprinde cel puţin următoarele documente: actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, acte de studii/certificate de calificare, precum şi orice alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

Ajungem şi la problema noastră, iar Hotărârea prevede că la încetarea activităţii salariatului, angajatorii au obligaţia să îi elibereze acestuia o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, precum şi un extras din registru.

Atenţie! Angajatul poate solicita oricând adeverinţa de vechime. Art 7 alin. 6 din Hotărârea nr. 905/2017 prevede că la solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Însă în situaţia în care angajatorul se află în imposibilitatea de a elibera un extras din registru, salariatul sau fostul salariat poate solicita inspectoratului teritorial de muncă eliberarea unui extras din registru din care să rezulte activitatea desfăşurată la acesta, în calitate de salariat. Inspectoratul teritorial de muncă în cauză eliberează documentul, în baza registrului electronic transmis de angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.