Un proverb latinesc spune așa: “verba volant scripta manent” (vorbele zboară, scrisul rămâne). Ne place sau nu, trăim în perioada în care actele sunt la putere, oamenii au ajuns să nu se mai încreadă în vorba celui de lângă el până când nu văd totul scris negru pe alb.

Latinii au avut viziune și și-au dat seama de puterea unui act scris încă din acele timpuri. Și uite așa societatea a creat branșa notarilor publici cărora le-a acordat atribuții în a certifica în scris și a da valoare juridică acordului verbal.

Având în vedere că legea notarilor publici 36/1995 a fost modificată prin legea 77/2012 și republicată apoi în Monitorul Oficial nr. 72/04.02.2013, legiuitorul a considerat a fi necesară elaborarea regulamentului de aplicare a Legii notarilor publici ca urmare a modificărilor și completărilor de până acum.

Astfel, în Monitorul Oficial nr. 479/01.08.2013 a fost publicat Ordinul ministrului justiției nr. 2333/2013 privind aprobarea Regulamentului de aplicare a Legii notarilor publici și a activității notariale nr. 36/1995 , în vigoare din 1 august 2013.

Care sunt prevederile Regulamentului de aplicare a legii notarilor publici?

1. competența notarilor publici;

2. organizarea activității notarilor publici: dobândirea calității de notar public, numirea în funcție, asocierea și încetarea asocierii notarilor publici, înregistrarea sediului biroului notarial, eliberarea și retragerea licenței de funcționare, încetarea calității de notar public și suspendarea sa din funcție;

3. controlul activității notariale ;

4. procedura actelor notariale: redactarea înscrisurilor, autentificarea actelor, procedura succesorală, a divorțului, procedura apostilei și a supralegalizării actelor notariale ;

5. alte proceduri notariale: legalizarea semnăturilor și a sigiliilor, darea de dată certă înscrisurilor, certificarea unor fapte, legalizarea copiilor de pe înscrisuri, efectuarea și legalizarea traducerilor, legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat, primirea în depozit, acte de protest al cambiilor, cecurilor și al altor titluri la ordin, eliberarea de duplicate ale înscrisurilor notariale, reconstituirea actelor original, procedura eliberării încheierii cu privire la verificarea evidențelor succesorale;

6. controlul judecătoresc al actelor și procedurilor notariale.

1. Competența notarilor publici

Pe teritoriul României ministrul justiției îi numește prin ordin în funcție pe notarii publici care își exercită atribuțiile stabilite prin legea 36/1995. În afara teritoriului României există reguli clare privind persoanele care pot desfășura activități notariale. Astfel, doar persoanele cu atribuții în acest sens din cadrul misiunilor diplomatice și al oficiilor consulare ale României și comandanții de nave și aeronave sub pavilion românesc, pot desfășura activități notariale.

Sunt situații în care în anumite comune sau orașe nu funcționează birouri notariale, astfel încât secretarii consiliilor locale pot legaliza copii de pe înscrisurile autentice prezentate de părți.

2. Organizarea activității notarilor publici

Dobândirea calității de notar stagiar

Pentru a aspira la acest statut în primul rând o persoană trebuie să îndeplinească cumulativ următoarele condiții:

– este cetățean român sau al unui stat membru al Uniunii Europene, a unui stat aparținând spațiului Economic European sau a Confederației Elvețiene și are domiciliul sau reședința în România;

– are capacitate deplină de exercițiu, cunoaște limba română și este licențiant în drept;

– nu are antecedente penale și se bucură de o bună reputație;

-este apt din punct de vedere medical, fizic și psihologic;

– promovează concursul pentru dobândirea calității de notar stagiar.

Colegiile directoare ale Camerelor Notarilor Publici organizează anual examenul de primire în profesie, sens în care stabilesc până la 31 martie a fiecărui an numărul de locuri disponibile pentru viitorii notari stagiari și până la 15 mai birourile notariale unde cei admiși își vor desăvârși pregătirea practică.

Birourile notariale care vor asigura îndrumarea practică a notarilor stagiari trebuie să aibă un notar public cu o vechime de maxim 6 ani în profesie și care să nu fi avut sancțiuni disciplinare în ultimii 3 ani. Cei admiși în profesie vor efectua un stagiu de 1 an pentru însușirea cunoștințelor teoretice la Institutul Notarilor Publici și tot 1 an stagiu pentru pregătirea practică sub îndrumarea unui notar public definitiv abilitat.

După cei doi ani de stagiu, notarul stagiar va susține examenul de definitivarea în profesie pe locurile de notar public vacante. Cei admiși vor fi numiți de ministrul justiției notari publici definitivi.

Sunt cazuri în care o persoană are vechime într-o funcție juridică cel puțin 6 ani ( de exemplu, un avocat, judecător, procuror, consilier juridic) și dorește să facă o schimbare și să devină notar. Legea îi dă dreptul să își îndeplinească visul cu condiția de a promova concursul organizat de Institutul Notarilor Publici. Dacă promovează concursul va fi numit în funcție de ministrul justiției, dar va avea obligația de a urma pe propria cheltuială cursurile de pregătire practică organizate de Institutul Notarilor Publici.

Un caz aparte îl reprezintă cel al judecătorilor de la Înalta Curte de Casație și Justiție care aspiră la funcția de notar public. Legea le acordă o facilitate în acest sens. Pot deveni notari publici fără a susține vreun examen. Condiția este să facă o cerere către ministrul justiției în termen de cel mult 1 an de la dat expirării mandatului sau eliberării din funcție din motive neimputabile. Termenul de 1 an curge începând cu data publicării în Monitorul Oficial a decretului de eliberare din funcția de judecător. Dacă promovează concursul va fi numit în funcție de ministrul justiției, dar va avea obligația de a urma pe propria cheltuială cursurile de pregătire organizate de Institutul Notarilor Publici referitoare la modul de îndeplinire a actelor și procedurilor notariale.

Numirea în funcție

Cei care îndeplinesc condițiile legale vor fi numiți în funcție prin ordin al ministrului justiției în termen de 30 zile de la comunicarea propunerilor Biroului executiv al Consiliului Uniunii și atestă numele, circumscripția judecătoriei și localitatea.

Cei numiți au obligația de a depune jurământul la București într-un cadru solemn în fața ministrului justiției. După 3 luni de la emiterea acestui ordin, notarul are obligația de a-și înregistra biroul în Registrul național de evidență a notarilor publici.

Asocierea și încetarea asocierii notarilor publici

Notarii își desfășoară activitatea într-un birou notarial individual sau asociat în care poate fi un notar public sau mai mulți notari publici asociați. Colegiul director al Camerei emite licențe pentru formele de organizare ale notarilor. Asocierea și încetarea asocierii notarilor publici care nu sediul în circumscripția aceleiași judecătorii se dispun prin ordin al ministrului justiției.

Notarul public nu își poate desfășura activitatea în același timp într-un birou individual și într-o societate profesională. El nu poate să își desfășoare activitatea fără licență pentru o anumită formă de exercitare a profesiei. Dacă un notar are un birou individual și se asociază cu alt coleg notar, el nu își pierde dreptul la biroul său individual.

Înregistrarea sediului biroului notarial

În termen de 3 luni de la emiterea acestui ordin notarul are obligația de a-și înregistra biroul în Registrul național de evidență a notarilor publici care se ține on-line și la care are acces și Ministerul Justiției. În vederea înregistrării notarul va prezenta ordinul de numire, sigiliul, specimenul de semnătură, dovada depunerii jurământului și licența de funcționare.

Dacă notarul nu se înregistrează în termenul de 3 luni, el va fi suspendat de drept din funcție.

 Eliberarea și retragerea licenței de funcționare

Licența de funcționare se eliberează de Registrul național de evidență a notarilor. Pentru a primi licența, notarul trebuie să probeze că are spațiu unde își va desfășura activitatea dotat cu cel puțin un calculator, scanner și imprimantă (toate funcționale!), are conexiune permanentă la internet, o adresă de e-mail validă, o linie telefonică și are fax ambele funcționale și are cel puțin un angajat cu contract de muncă.

De asemenea, trebuie să aibă un certificat digital privind semnătura electronică, registrele de evidență necesare desfășurării activității, are sigiliu, timbru sec eliberate de Monetăria Statului, s-a înscris în Uniunea Notarilor achitând taxele necesare. Are obligația de a avea încheiat contract cu Casa de Asigurări, are certificat de înregistrare fiscală și s-a înregistrat ca raportor la Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor.

Licența de funcționare va cuprinde datele de identificare ale notarului, sediul profesional, forma de exercitare a profesiei, numărul și data ordinului de numire. Notarul trebui să afișeze această licență într-un loc vizibil.

Dacă se constată că notarul nu mai îndeplinește condițiile cerute pentru emiterea licenței, i se va pune în vedere să le remedieze. Dacă nu face acest lucru, licența i se va retrage. Dacă notarul este suspendat, licența are aceeași soartă, fiind suspendată.

Încetarea calității de notar public

 Cazurile de încetare a calității de notar sunt:

– prin renunțarea scrisă la calitatea sa depusă la Colegiul director al Camerei. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii;

– în cazul constatării incapacității de muncă sau din cauza unei boli psihice ireversibile. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza actelor medicale;

– în caz de neexercitarea a funcției, fără justificare, o perioadă neîntreruptă de cel puțin 6 luni. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza verificărilor făcute;

– prin excluderea din profesiei din cauza unei abateri disciplinare. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza hotărârii Consiliului de disciplină;

– în cazul incapacității profesionale constatate ca urmare a controlului exercitat. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la propunerea altui titular al acțiunii disciplinare ca urmare a aplicării repetate în ultimii 5 ani a unor sancțiuni disciplinare;

– în cazul condamnării definitive pentru săvârșirea unei infracțiuni de serviciu sau în legătură cu serviciul sau pentru săvârșirea cu intenție  a unei alte infracțiuni. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza sentinței judecătorești ce atestă condamnarea definitivă;

– în cazul în care notarul public nu mai îndeplinește condițiile cerute pentru a  avea calitatea de notar. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza documentelor care atestă neîndeplinirea condițiilor cerute de lege;

– în cazul decesului. Acest lucru se dispune prin ordin de ministrul justiției din oficiu sau la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii pe baza certificatului de deces.

Suspendarea din funcția de notar public

Acest lucru se realizează prin ordin de ministrul justiției la sesizarea Biroului executiv al Consiliului Uniunii la cererea notarului sau din oficiu. Termenul de suspendare curge din momentul încheierii procesului-verbal prin care i s-au preluat sigiliile și i s-au închis registrele de evidență.

În cazul arestării preventive a notarului, suspendarea durează până la încetarea măsurii arestului preventiv. Dacă notarul suferă de o boală psihică care îl pune în imposibilitatea de a-și exercita profesia, el va fi suspendat prin ordin al ministrului justiției pe baza unei expertize medicale de specialitate.

3. Controlul activității notariale, evidențele și arhiva activității notariale

Ca în orice profesie trebuie să existe un for abilitat care să verifice activitatea notarilor, acesta este fie ministrul justiție prin inspectorii generali de specialitate, fie Corpul de control al Uniunii. Cu excepția controlului inopinat, în restul cazurilor acest tip de activitate este anunțată notarului public: locul, durata, obiectivele și componența comisiei de control.

Notarul are obligația de a pune la dispoziție toate actele solicitate și nu poate să se prevaleze de secretul profesional sau de dispozițiile privind protecția datelor cu caracter personal pentru a refuza furnizarea unor informații.

La finalizarea controlului se va emite un act de control care va cuprinde observațiile găsite în urma acestui demers. Notarul poate formula obiecțiuni în 7 zile lucrătoare de când i se comunică acest act.

Orice birou notarial indiferent de forma de organizare are obligația impusă de lege de a ține următoarele registre pe suport de hârtie: registrul general notarial, opisul registrului general, registrul de succesiuni, opisul registrului de succesiuni, registrul de termene succesorale, registrul de depozite, registrul de proteste, registrul de consultaţii juridice notariale, registrul de traduceri, care se ţine de către birourile care au interpreţi şi traducători autorizaţi angajaţi, registrul de divorţuri, opisul registrului de divorţuri, registrul de corespondenţă, registrul de evidenţă a specimenelor de semnătură şi a parafelor interpreţilor şi traducătorilor autorizaţi, depuse la biroul notarial, registrul unic de control, în care organele abilitate de lege pentru efectuarea controlului, inclusiv controlul profesional administrativ, vor înscrie perioada şi obiectivele controlului, registrele financiar-contabile prevăzute de legislaţia în materie, registrele pentru evidenţa activităţii arhivistice prevăzute de lege.

Toate actele întocmite de notar se țin prin grija acestora în arhiva biroului notarial. Există obligația impusă de lege de a ține o evidență clare a actelor arhivate. Aparent mulți ar considera  că e o mare bătaie de cap să ordonezi cu grijă actele vechi. Nicolae Iorga spunea că :arhivele nu sunt simple depozite de acte vechi, ci adevărate laboratoare de cercetare științifică.”

În partea a doua articolului vom aborda procedura actelor notariale și controlul judecătoresc al actelor și procedurilor notariale.