Scopul incubatoarelor de afaceri este acela de a acorda sprijin firmelor nou-înființate în sensul de a le oferi accesul la o clădire de birouri unde pot plăti chiria la comun cu alte firme beneficiind și de alte servicii în scopul de a avea costuri cât mai mici până se pun pe picioare.

Autoritățile doresc ca prin intermediul acestora să stimuleze crearea de noi locuri de muncă. De exemplu, la  incubatorul specific unui sector care oferă toată gama de servicii necesare celor care au o idee fezabilă, aplicabilă într-un anumit sector, trebuie să se creeze minimum 20 de locuri de muncă și să fie incubate minim 16 societăți sau 10 dacă activează în toate sectoarele de producție. Dacă este un incubator de afaceri care vizează IMM-urile cu potențiale de creștere dintr-o gamă largă de sectoare sau incubator de afaceri tehnologic, de afaceri sau agroincubator (pentru IMM-urile din sectorul agricol), trebuie să se creeze minim 32 de locuri de muncă și să fie incubate minim 16 societăți.

Modul în care se obține titlul de incubator de afaceri, în ce condiții se poate pierde și cum are loc selecția administratorilor acestor incubatoare de afaceri este descris pe larg în Ordinul Ministerului pentru Mediul de Afaceri, Comerţ şi Antreprenoriat nr. 17/2017 privind aprobarea responsabilităţilor Ministerului pentru Mediul de Afaceri, Comerţ şi Antreprenoriat pentru aplicarea prevederilor Legii nr. 102/2016 privind incubatoarele de afaceri, publicat în Monitorul Oficial 113 din 10 februarie 2017.

În ce condiții se acordă titlul de incubator de afaceri?

Cel interesat va depune cererea, studiul de fezabilitate, planul de afaceri, dovada existenței infrastructurii incubatorului de afaceri și contractele încheiate cu administratorii, fondatorii infrastructurii incubatorului, cu furnizori de apă, internet, electricitate. Aceste acte se depun la autoritatea administrației publice centrale cu atribuții în domeniul întreprinderilor mici și mijlocii și mediului de afaceri.

Cererea este analizată de Comisia pentru incubatoare de afaceri în 15 zile calendaristice de la depunere. Dacă documentația este incompletă, Comisia va informa solicitantul în 5 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, punându-i în vedere printr-o notificare să transmită actele care lipsesc. Rețineți că dacă în 6 luni de la emiterea notificării, documentația nu este completată, cererea va fi clasată.

Dacă dosarul este complet, Comisia va întocmi o notă de eligibilitate în care va insera concluziile cu privire la îndeplinirea sau nu a criteriilor pentru obținerea titlului de incubator de afaceri. Dacă nu sunt îndeplinite criteriile, solicitantul va fi anunțat că dosarul său a fost clasat.

În 30 de zile calendaristice de la emiterea notei de eligibilitate prin care se atestă că sunt îndeplinite criteriile, reprezentanții Comisiei au obligația de a verifica la fața locului structura supusă procedurii de acordare a titlului de incubator de afaceri. Cu această ocazie, se va întocmi un raport de monitorizare care va cuprinde tipul incubatorului de afaceri la care se încadrează și concluzia dacă este sau nu eligibil pentru obținerea titlului.

Dacă în urma verificării la fața locului se constată deficiențe minore care pot fi remediate în regim de urgență, vor acorda maximum 30 de zile calendaristice pentru remediere. Solicitantul are obligația să probeze că a remediat ce i se pusese în vedere trimițând documente justificative (facturi fiscale, fișe de inventar, note de intrare-recepție, fotografii). Dacă nu se conformează și nu remediază, dosarul său va fi clasat.

Dacă întrunește toate condițiile, Comisia propune conducătorului autorității să emită ordinul pentru acordarea titlului de incubator de afaceri în 5 zile lucrătoare de la data finalizării raportului de monitorizare. Titlul va fi acordat prin ordin al conducătorului autorității administrației publice centrale cu atribuții în domeniul întreprinderilor mici și mijlocii și mediului de afaceri.

În ce condiții încetează sau este anulat titlul de incubator de afaceri?

Titlul își încetează valabilitatea la cererea fondatorului, la expirarea termenului din titlul de acordare, prin falimentul sau dizolvarea asociatului privat al asociației în participație/ fondatorului persoană juridică de drept privat, prin hotărâre judecătorească definitivă. Dacă există mai mulți asociați privați, valabilitatea titlului de incubator de afaceri încetează dacă falimentul sau dizolvarea unuia sau mai multora dintre asociații privați, nu mai face posibilă continuarea asocierii în participație.

 Titlul este anulat dacă se încalcă legea ce reglementează constituirea acestor incubatoare de afaceri. Dacă deținătorul titlului nu mai respectă prevederile de la data obținerii titlului, înainte de anularea titlului, Comisia îi va acorda un termen pentru remediere de maximum 180 de zile calendaristice. Dacă nu trimite documentele justificative în termenul stabilit, i se va anula titlul.

Valabilitatea titlului de incubator de afaceri se acordă pe 10 ani. Fondatorul poate cere prelungirea sa cu cel puțin 60 de zile calendaristice înainte de data expirării valabilității sale.

Selecția administratorilor

Se vor avea în vedere anumite criterii, de exemplu, prezentarea de proiecte de consultanță derulate recent și rezultatele acestora, candidatul să nu fie în faliment/lichidare, să nu aibă afacerile administrate de un administrator judiciar, să nu aibă activitatea comercială suspendată și să fie fără datorii la stat. Rețineți că cei care au datorii eșalonate nu sunt eligibili pentru selecție.

În alegerea administratorului se va ține cont de experiența în cunoașterea mediului de afaceri din zona unde este incubatorul, de prezentarea unui plan de promovare pentru perioada de preincubare și a unui plan de afaceri pe durata contractului de administrare și prezentarea unei strategii de monitorizare a firmelor incubate pe parcursul a 2 ani postincubare.

Contract de prestări servicii

După alegere, se va încheia un contract de prestări servicii între fondator și administrator pe o perioadă de incubare de 3 ani, la care se poate adăuga și perioada de 2 ani de monitorizare a rezidenților. Administratorul care îndeplinește criteriile de performanță pentru un ciclu de incubare de 3 ani are dreptul de a cere fondatorilor semnarea unui nou contract de prestări servicii pentru noul ciclu de incubare.

Încetarea calității de administrator

Va înceta calitatea de administrator dacă acesta este în faliment, dizolvare, divizare și nu și-a îndeplinit criteriile de performanță din contractul de prestări servicii. Cu 3 luni înainte de încetarea contractului cu administratorul, fondatorul va face o analiză a activității acestuia și dacă rezultă că a crescut numărul de contracte încheiate de firmele incubate cu alte societăți/autorități publice/universități și a avut loc o dezvoltare locală a zonei prin creșterea cifrei de afaceri, a profitului firmelor incubate, a numărului de locuri de muncă, atunci poate încheia un nou contract de administrare.

În baza contractului de administrare, fondatorii pun la dispoziția administratorului, cu titlu gratuit, clădirea incubatorului de afaceri sau platforma (dacă sunt incubatoare virtuale), pe o durată de 3 ani. Aceasta trebuie să fie racordată la energie electrică/termică, internet, apă, gaze, telefonie.