Mulți români nu știu ce au de făcut atunci când li se cere să facă demersurile necesare pentru a apostila anumite acte. În primul rând, trebuie să știți că apostila este un certificat eliberat de autoritățile competente ale unui stat care a semnat Convenția de la Haga din 1961, o ștampilă care este aplicată pe anumite categorii de acte și care atestă autenticitatea actului, a semnăturii. Acel act apostilat în România, poate fi folosit pe teritoriul altui stat semnatar al Convenției fiind considerat valabil fără nicio altă formalitate suplimentară.
Practic, apostila se aplică doar dacă actul va fi folosit într-un stat care este parte a Convenției de la Haga. În România au competența de a aplica apostila, tribunalele pe hotărârile judecătorești emise de instanțele române, hotărâri care în mod obligatoriu trebuie să fie legalizate de instanța emitentă, pe actele originale sau pe copiile legalizate emise de un executor judecătoresc, pe actele originale emise de Registrul Comerțului și pe actele notariale (copii legalizate de pe înscrisuri, declarații notariale etc.)
În afara de tribunal, prefecturile sunt competente să aplice apostila pe documentele administrative. Acestea aplică apostila pe actele de stare civilă, actele de studii, brevete de turism în original etc. Regula este că eliberarea apostilei se realizează de către instituția prefectului din județul în care titularul actului sau soția/soțul sau o rudă până la gradul II a acestuia are domiciliu sau în care emitentul actului are sediul.
Noile reguli cu privire la aplicarea apostilei pe actele administrative sunt prezentate în Instrucţiunile MAI nr. 147/2016 pentru modificarea şi completarea Instrucţiunilor ministrului afacerilor interne nr. 82/2010 privind organizarea şi desfăşurarea activităţii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative care au fost publicate în Monitorul Oficial 799 din 11 octombrie 2016. Prevederile sale sunt în vigoare de la publicare.
Pe ce acte nu aplică prefectura apostila?
Știrile juridice prevăd că instituția prefecturii nu va aplica apostila pe actele care emană de la o autoritate sau de la un funcționar al unei jurisdicții a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau executor judecătoresc, pe actele notariale, pe declarațiile oficiale (mențiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă și legalizări de semnătură depuse sub un act sub semnătură privată) și pe copii ale actelor oficiale administrative.
Noutățile legislative prevăd că eliberarea apostilei va fi refuzată dacă actul este destinat utilizării pe teritoriul unui stat care nu este parte a Convenției de la Haga, dacă conținutul actului nu este lizibil, actul este completat sau semnat cu creion sau nu prezintă elemente de siguranță prevăzute de lege sau acestea sunt deteriorate, dacă actul prezintă completări sau corecturi neconfirmate oficial, dacă actul este plastifiat.
Se va refuza eliberarea apostilei dacă semnătura sau ștampila pe care actul le poartă nu poate fi validată sau nu corespunde specimenelor aflate în baza de date cuprinzând numele și specimenele de semnătură și de ștampilă corespunzătoare persoanelor din cadrul instituțiilor implicate, dacă nu sunt plătite taxele aferente, există suspiciunea că actul este fals.
Cine poate cere eliberarea apostilei?
Știrile juridice prevăd că au calitatea de a cere aplicarea apostilei titularul actului, soțul/soția acestuia sau o rudă până la gradul II inclusiv, altă persoană fizică dacă prezintă procură autentică, împuternicire avocațială sau un contract având ca obiect realizarea în numele titularului a procedurilor pentru apostilă, o persoană juridică care a încheiat cu titularul actului, cu soțul/soția acestuia sau cu o rudă până la gradul II a acestuia, cu o altă persoană fizică care prezintă procura notarială, un contract ce are ca obiect eliberarea apostilei. Poate cere aplicarea apostilei și o misiune diplomatică sau un oficiu consular în România al unui stat semnatar al Convenției.
Rețineți că, dacă titularul actului este minor, se ia în considerare contractul încheiat cu unul dintre părinți, o rudă până la gradul II inclusiv sau cu tutorele. Dacă se cere eliberarea apostilei pentru un act al unei persoane decedate, fără moștenitori, cu domiciliul în România, solicitantul va completa o declarație pe propria răspundere în acest sens.
Ce acte trebuie să prezinte solicitantul?
Solicitantul va depune o singură cerere indiferent de numărul actelor pentru care cere eliberarea apostilei. Va prezenta actul de identitate, certificatul de căsătorie sau actul care face dovada schimbării numelui/prenumelui, actul (în original) pentru care se solicită aplicarea apostilei și dovada achitării taxelor aferente acestui serviciu.
Dacă se solicită eliberarea apostilei pentru acte care aparțin mai multor titulari, se va completa câte o cerere pentru fiecare titular de act. În situația în care cererea este depusă prin mandatar, se va verifica procura notarială a acestuia, împuternicirea avocațială sau contractul de prestări servicii, iar mandatarul va prezenta obligatoriu actul său de identitate.
Plata taxelor pentru apostilă
Taxele pot fi plătite prin orice modalitate de plată. Dacă apostila nu este eliberată, taxa plătită va fi restituită. Pentru a primi banii, solicitantul va depune o cerere la administrația financiară de domiciliu la care va atașa chitanța în original.
Supralegalizarea și apostilarea sunt același lucru?
Supralegalizarea este cerută pentru statele care nu sunt parte ale Convenției de la Haga sau cu care România nu are tratate bilaterale de recunoaștere reciprocă a actelor. Prin supralegalizare se certifică că actul supus acestei proceduri este un act oficial și va putea fi folosit în statele care nu sunt parte la Convenție.