Un proverb spune că „ai carte, ai parte.” Unii au trecut prin școală ca gâsca prin apă, alții au fost studioși și nu au pierdut timpul înțelegând că ceea ce adună în anii de școală le va fi de folos în viitor. Situația școlară a unui elev o știe cel mai bine catalogul care adună între coperțile sale succesul unora și eșecul altora, bucurii și necazuri.

La finalul anilor de școală diplomele sunt cele care oglindesc nivelul la care ai fost apreciat în timpul studiilor. Aceste acte de studii sunt cele care le prezinți atunci când te angajezi. Importante sunt cunoștințele acumulate în anii de școală fără ca acestea să depindă neapărat de numărul diplomelor. „A strâns diplome-ntr-o viață/De-a acoperit pereții/Dar n-a prins un loc în față/Că n-avea și…școala vieții !”  (Gavril Moisa)

Având în vedere importanța actelor de studii, legiuitorul a elaborat Ordinul MENCS nr. 3844/2016 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii și al documentelor școlare gestionate de unitățile de învățământ preuniversitar. Acesta a fost publicat în Monitorul Oficial 411 din 31 mai 2016, dată de la care prevederile sale sunt în vigoare.

Ce acte de studii au regim special?

Legea a stabilit că actele de studii din sistemul național de învățământ preuniversitar sunt acte oficiale de stat, cu regim special, care atestă finalizarea de către titular a unui nivel de învățământ cu sau fără examen de absolvire/finalizare.

Știrile juridice prevăd că documentele școlare sunt registrul matricol, catalogul clasei, cataloagele pentru examenele de finalizare a studiilor, cele de corigențe și diferențe, portofoliul educațional al elevului, suplimentul descriptiv, foaia matricolă, adeverința de studii/de absolvire, adeverința care atestă promovarea nivelului de învățământ/examenului, registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii. Carnetul de elev este un document de corespondență între unitatea de învățământ și familie.

Actele de studii se tipăresc pe hârtie specială cu filigran continuu, sunt înseriate, numerotate și prevăzute cu elemente de siguranță. Documentele școlare pot fi tipărite pe hârtie de calitate, astfel încât să asigure păstrarea înscrisurilor o perioadă de timp foarte îndelungată (de obicei 100 de ani) cu respectarea modelului și conținutului aprobat anual de minister.

În ce condiții se eliberează actele de studii?

Actele de studii se întocmesc și se eliberează titularului/împuternicitului în baza actului de identitate/procurii în termen de maximum 30 de zile de la promovarea examenului de absolvire/finalizare. Cetățenilor străini aceste acte li se eliberează pe baza pașaportului sau împuternicitului acestora pe baza procurii.

Acestea se eliberează cu condiția să se achite toate obligațiile financiare sau de altă natură către unitatea de învățământ respectivă. Eliberarea actelor se consemnează în Registrul unic de evidență a formularelor actelor de studii, iar procura folosită de persoanele mandatate se păstrează permanent în arhiva unității.

Modul de completare al actelor de studii

Catalogul clasei devine document școlar cu regim special, după completarea cu datele de identificare ale elevilor. Scoaterea catalogului din școli este interzisă. Acest catalog se arhivează la unitatea de învățământ preuniversitar emitentă cu termen de păstrare permanent.

Portofoliul educațional al elevului reprezintă cartea de identitate educațională a acestuia. Utilizarea lui începe din clasa pregătitoare și se eliberează tuturor elevilor care au absolvit anii școlari începând cu clasa a II-a.

Știrile juridice arată că foaia matricolă se eliberează, obligatoriu, elevilor care au absolvit/finalizat un nivel de învățământ și se întocmește pe baza înregistrărilor din registrul matricol prin copierea exactă a datelor fără rotunjiri.

Adeverințele de studii și cele de absolvire sunt documente școlare care se eliberează solicitanților pe bază de cerere cu specificarea destinației și a termenului de valabilitate de 90 de zile. Rețineți că acestea nu au regim special. Adeverința de studii precizează faptul că titularul a finalizat unul sau mai mulți ani de studiu, că a parcurs anumite materii și se precizează mediile obținute.

Adeverințele care atestă promovarea nivelului de învățământ sau examenului au valabilitate până la eliberarea actului de studiu respectiv, dar nu mai mult de 12 luni de la data eliberării. Rețineți că fiecărui absolvent i se eliberează o singură adeverință în original.

În ce condiții se eliberează duplicate după actele de studii?

Dacă actul de studii este completat greșit din vina unității emitente sau dacă actul de studii original este deteriorat, astfel încât nu mai poate fi folosit, solicitantul solicită unității de învățământ care a eliberat actul să îi dea un duplicat în baza actelor aflate în arhivă.

Dacă actul de studii original este pierdut, distrus sau furat, la cererea de eliberare a duplicatului se va atașa declarația notarială/consulară a titularului actului în care precizează modul în care actul a dispărut. Rețineți că trebuie specificat în declarație că actul de studii original nu a fost lăsat gaj la o instituție de stat sau particulară, din țară sau străinătate și nu a fost înstrăinat cu bună-știință altei persoane fizice sau juridice.

La cerere se va atașa dovada publicării pierderii, distrugerii sau furtului actului de studii în Monitorul Oficial, partea a III-a, o copie legalizată la notariat a certificatului de naștere/căsătorie, două fotografii color format 3 x 4 cm și aprobarea scrisă a consiliului de administrație al inspectoratului școlar pentru eliberarea duplicatului în urma actelor depuse de către unitatea de învățământ. Termenul pentru eliberarea duplicatelor este de până la 30 de zile de la aprobarea cererii.

Reconstituirea situației școlare

Reconstituirea situației școlare are loc la cererea titularilor doar dacă se face dovada prin acte emise de organele de stat competente că arhiva unității care a eliberat actul original a fost distrusă sau pierdută. Cererea se depune de către titulari la inspectoratele școlare în raza cărora funcționează sau a funcționat unitatea de învățământ respectivă.

În concluzie?

„Ca să reușești în viață, alături de studii și diplome îți trebuie să ai și școala vieții.”  (Victor Duță)