Au cam apus vremurile în care, odată “furată” de la un maestru, orice meserie putea fi practicată lejer până la pensionare fără a mai fi necesară actualizarea cunoştinţelor. Pentru toţi profesioniştii care lucrează în domenii precum fiscalitatea, contabilitatea ori salarizarea munca a devenit tare palpitantă. Monotonie sau plictiseală? Nici pomeneală!

Legiuitorul e teribil de activ în aceste domenii. A greşi (ori a uita) e omeneşte, dar orice omisiune sau greşeală a profesionistului poate fi aspru taxată. Aşadar, nu lipseşte nici adrenalina. Noutăţile apar lună de lună. Când, în sfârşit, te-ai acomodat cu noile prevederi… se abrogă legea. Şi o iei de la capăt!

Ordinul 2634/2015 al ministrului finanţelor publice privind documentele financiar-contabile a fost publicat în „Monitorul oficial” 910/2015. Potrivit ultimelor ştiri din contabilitate, prin recenta reglementare au fost aprobate atât noi norme generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile cât şi norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile.

Reglementarea va intra în vigoare începând cu prima zi a lui 2016. La aceeaşi dată va avea loc atât abrogarea Ordinului ministrului economiei şi finanţelor 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, cât şi a Ordinului ministrului finanţelor publice 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile.

Din proaspetele ştiri juridice rezultă că circuitul documentelor financiar-contabile şi numărul de exemplare al acestora vor fi stabilite prin proceduri proprii privind organizarea şi conducerea contabilităţii, aprobate de administratorul entităţii, de ordonatorul său de credite sau de alt responsabil cu gestionarea entităţii în cauză.

 

Ce spune noul act normativ?

Indiferent dacă sunt întocmite manual ori prin folosirea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, documentele contabile folosite pentru prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, trebuie să cuprindă elemente cu privire la: numele entităţii, data actului contabil, tipul, numărul şi data documentului justificativ, sumele ce corespund operaţiunilor efectuate, conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare, iscălitura responsabilului cu întocmirea documentelor contabile.

Documentele justificative ce stau la baza înregistrărilor în contabilitate atrag răspunderea celor ce le-au întocmit, vizat, aprobat, dar şi a celor ce le-au înregistrat în contabilitate. Documentele justificative provenite din operaţiuni de achiziţie a unor bunuri de la persoane fizice pe bază de borderou de achiziţii ori carnet de comercializare nu pot fi înregistrate în contabilitate decât dacă se poate dovedi intrarea în gestiune a respectivelor bunuri.

Dacă documentele financiar-contabile au fost alcătuite şi preluate în contabilitate prin întrebuinţarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, iscălitura nu mai e obligatorie, însă trebuie să se stabilească metodele de identificare a celor ce-au iniţiat, hotărât, aprobat efectuarea operaţiunilor.

Atenţie! Nu se îngăduie ştersăturile şi nici modificările ori lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise ori file lipsă, în documentele financiar-contabile. Greşelile vor fi remediate prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, apoi se va înscrie alături textul corect sau cifra adecvată.

Spre a fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale. Oricine observă că s-au pierdut, că au fost sustrase ori că au fost distruse documente cu caracter justificativ sau contabil e dator să-l înştiinţeze pe conducătorul unităţii în termen de 24 de ore de la constatare. Informarea va fi efectuată în scris!

Administratorul entităţii, ordonatorul de credite sau cel ce are îndatorirea gestionării entităţii va trebui să dispună încheierea unui proces-verbal (după ce va afla despre lipsa documentelor). Acesta va cuprinde data şi circumstanţele în care s-a constatat absenţa lor.

În practică, se poate ivi situaţia în care de vină pentru dispariţia documentelor e chiar conducătorul unităţii, caz în care măsurile de rigoare vor fi luate de restul membrilor consiliului de administraţie. Dacă lipsa documentelor ar putea fi consecinţa unei infracţiuni, vor fi sesizate numaidecât organele de urmărire penală.

Atunci când documentul de negăsit a fost emis de o altă entitate, reconstituirea va fi făcută prin realizarea unei copii de pe documentul existent la emitent. Întotdeauna, actul astfel reconstituit va purta menţiunea “duplicat”. Documentele de cheltuieli nenominale – bonurile ori biletele de călătorie pierdute, furate sau distruse anterior înregistrării în contabilitate nu vor mai putea fi reconstituite.

 

Actele sunt puse “la păstrat”? Ce trebuie ştiut?

În temeiul unor contracte de prestări de servicii, documentele financiar-contabile pot fi stocate contra cost şi de către acei operatori economici autorizaţi pentru furnizarea de servicii de arhivare. Oricum, răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile aparţine administratorului, ordonatorului de credite sau celui ce are obligaţia gestionării.

În caz de control al autorităţilor, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate. Potrivit recentelor ştiri juridice, termenul de păstrare a statelor de salarii e de 50 de ani. Termenul general de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile e de un deceniu, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite. Dar există şi excepţii!

Bunăoară, documente precum borderoul de achiziţie, bonul de predare, transfer, restituire; bonul de consum, dispoziţia de livrare, fişa de magazie, lista de inventariere, chitanţa, dispoziţia de plată/încasare către casierie se păstrează vreme de 5 ani. Aceasta dacă nu cumva necesităţile specifice ale unităţii cu pricina impun păstrarea mai îndelungată a acestor acte!

O altă excepţie o constituie, potrivit recentelor noutăţi legislative, documentele financiar-contabile ce atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă de peste 5 ani. Ele vor fi păstrate în arhivă în intervalul ce corespunde duratei lor “de viaţă utilă”!

 

 Va fi mai simplu?

Prin noul ordin, legiuitorul şi-a propus să înlăture obligativitatea completării unor date, în condiţiile în care prezentarea lor nu-şi are rostul. Un principal obiectiv al noii reglementări a fost şi simplificarea modului de întocmire a documentelor reglementate.

De-acum, fiecare entitate îşi va fixa proceduri proprii cu privire la întocmirea, emiterea şi stocarea unor documente, după trebuinţe şi după modul în care-şi păstrează evidenţele (manual ori prin sistemele informatice de procesare automată a datelor).

Din nomenclatorul documentelor financiar-contabile au fost înlăturate formulare care nu trebuie întocmite decât dacă le sunt cu adevărat utile entităţilor. De pildă, nu mai figurează fişa de cont analitic pentru cheltuieli de producţie ori procesul-verbal de plăţi.

În trecut, i s-a reproşat legiuitorului că încurajează birocraţia şi impune colectarea de hârtii. De astă dată birocraţia a mai dat înapoi. De s-ar întâmpla mai des, bine-ar fi!