Suntem un popor ce are mare încredere în acte, deoarece “ce-i în mână nu-i minciună”, de unde, de fiecare dată când încheiem un contract, când ajungem la o întelegere, vrem să avem “un act la mână”. Dar nu orice fel de act; noi vrem să “mergem la notar”- încheierea actului în faţa notarului este de natură să ne aducă liniştea sufletească. Fără îndoială, încheierea unui act în formă autentică nu ar  putea vreodată să ne facă rău, dar, în anumite cazuri, este doar o măsură de precauţie. Legea impune forma autentică a actelor doar în anumite situaţii, în celelalte, de principiu, contractul în sine fiind valabil prin simplul consens verbal, iar, ca mijloc de probă, fiind suficient un simplu înscris sub semnătură privată, adică fie scris de mână sau dactilografiat, dar neapărat semnat de părţi. Vom vorbi, în continuare, necenzurat despre când trebuie să mergem la notar şi când nu este neapărat, vom încerca să vă oferim sfaturi simple şi la îndemână pe care niciun program legislativ nu vi le oferă. Nu de alta, având în vedere a noastră salarizare, vrem să ştim când e neapărat să plătim taxe (fie ele notariale) şi când nu.

În primul rând, regula este că, dacă ne încăpăţânăm să ne încheiem absolut toate actele la notar, o putem face, singura problemă fiind taxele. De exemplu, pentru întocmirea unora dintre cele mai simple acte – contractele de mandat, “procurile”, cum le numim generic, taxa este de aproximativ 60 de lei. De ce să dăm aceşti bani şi, eventual, să facem o deplasare poate mai lungă, dacă nu este impus de lege să facem astfel? Mai multe detalii în continuare.

Legea impune forma autentică a actelor în cazul vânzării de imobile – construcţii şi terenuri. Prin “impune’, înţelegem că acel act nu este valabil încheiat dacă nu este învestit cu forma notarială. Mare atenţie, aşadar, nimic de făcut în această privinţă, trebuie neapărat să mergem la notar pentru aceste acte.

Dacă legea impune actul autentic în cazul imobilelor, aşadar, în cazul mobilelor, nu este nevoie de act autentic, aşadar, în cazul unui utilaj agricol, să zicem, nu este necesară această formalitate. Decât dacă vrem noi neapărat, dar vom plăti taxele notariale. Deşi, teoretic, nu e nevoie de niciun act scris pentru o astfel de vânzare, un act scris şi semnat de părţi – înscris sub semnătură privată, în termeni legali – poate fi un preţios mijloc de probă, aşa că nu ezitaţi să vă folosiţi de el!

Să ne întoarcem la problema contractului de mandat, a “procurilor” unde tendinţa de a le învesti cu formă autentică atunci când nu este cazul este foarte pronunţată. În cazul acestui contract, se aplică regula simetriei de formă – dacă pentru un act este necesară forma autentică pentru valabilitatea sa, atunci şi eventualul mandat pe care l-am da unei persoane pentru a încheia acel act în numele nostru trebuie să ia şi el forma autentică. Aşadar, dacă împuternicim pe cineva să ne vândă un teren sau apartamentul, actul de împuternicire trebuie încheiat la notar. În rest, atât timp cât legea nu cere în mod expres ca actul de împuternicire să fie autentic (de exemplu, în cazul in care dorim să fim reprezentaţi în instanţă de o persoană ce nu este avocat, va trebui să încheiem un contract de mandat în formă autentică), o “procură de mână” are forţa legală necesară şi suficientă. Dacă vrem să ne înscriem copilul la facultate şi el nu poate fi prezent, vom avea nevoie de o împuternicire din partea lui. Nu este neapărat nevoie să fie întocmită la notar, şi trebuie să ştim acest lucru, deoarece probabilitatea ca personalul administrativ să susţină contrariul este foarte mare. Însă, dacă ne cunoaştem drepturile, să nu avem reţineri în a lupta pentru ele. Acest lucru este valabil şi în alte situaţii; nu de puţine ori, datorită unui formalism excesiv, persoanele cărora le prezentăm o procură încheiată sub formă privată vor susţine că aceasta nu este suficientă pe când, atât timp cât o lege nu spune altfel, nu se poate impune formalitatea înscrisului autentic altfel, de exemplu, printr-un regulament intern.

Mare atenţie, totuşi, ca mandatul încheiat sub semnătură privată să conţină toate datele de identificare ale ambelor părţi, împuternicit şi cel ce împuterniceşte: nume complet, datele cărţii de identitate, şi alte date relevante (de exemplu, poziţia în companie, dacă împuterniciţi un coleg să vă ridice anumite acte) şi să fie semnat de ambele părţi. Pentru siguranţă,  adăugaţi o copie după actul de identitate al celui ce împuterniceşte.

Cu privire la contractul de arendă, articolul 1838 din Codul civil stabileşte că acesta necesită a fi încheiat în formă scrisă şi că un exemplar al acestuia trebuie să fie depus la consiliul local în a cărui rază teritorială se află bunurile agricole arendate. Forma scrisă nu înseamnă neapărat forma autentică, aşadar, din nou, este suficient un înscris sub semnătură privată. Doar că, în acest caz, forma scrisă condiţionează însăşi existenţa contractului; un simplu acord verbal nu va fi, aşadar, suficient.

Mare atenţie, dacă legea ne permite şi dacă alegem să încheiem un contract în forma înscrisului sub semnătură privată, sunt unele formalităţi pe care trebuie să avem grijă să le îndeplinim:

• Dacă al nostru contract este unul sinalagmatic – dacă fiecare dintre părţi are atât drepturi, cât şi obligaţii faţă de cealaltă – contractul va trebui să fie întocmit în  atâtea exemplare câte părţi cu interese contrare sunt, menţionând pe fiecare câte astfel de exemplare s-au întocmit. Dacă nu îndeplinim această formalitate, riscăm ca, eventual, în faţa instanţei, să nu se ia în considerare mijlocul nostru de probă – dacă noi pretindem că s-a încheiat un contract ce ne favorizează, dar numai noi deţinem înscrisul constatator, cum să nu existe dubii cu privire la veridicitatea susţinerilor noastre?

• Dacă, prin contract, o parte se obligă să plătească celeilalte o sumă de bani sau o câtime oarecare, este necesar fie ca acea parte să scrie în întregime de mână contractul, fie, dacă nu – de exemplu, e dactilografiat – înainte de a semna, să adauge menţiunea “BUN ŞI APROBAT” (sau o menţiune similară, de exemplu “sunt de acord”) , să scrie în litere şi cifre suma câtimea şi, apoi, să semneze. Dacă vor exista dubii sau nepotriviri cu privire la suma/câtimea specificată în textul actului şi cea menţionată la sfârşit, debitorul se va considera obligat la cea mai mică dintre sume/câtimi.
• Nu în ultimul rând, cu riscul de a părea evident, actul trebuie SEMNAT de ambele părţi, extrem de important.

Deşi nu e un subiect foarte plăcut, trebuie să vorbim puţin despre testament. Acesta poate fi încheiat atât în formă autentică, cât şi în formă olografă. Dar, atenţie, pentru ca ultima formă să fie valabilă, acesta trebuie să fie scris în întregime de mâna testatorului, datat şi semnat de el.
Aşadar, un testament olograf valabil nu poate fi dactilografiat. Foarte important de ştiut este că ambele forme – cel autentic şi cel olograf – au aceeaşi forţă juridică: un testament autentic nu este “mai tare” decât unul olograf, doar că este mai sigur şi mult mai greu de ascuns, distrus sau falsificat.

Toate acestea fiind spuse, rămâne ca noi să decidem cât de precauţi dorim să fim atunci când legea nu ne obligă să mergem la notar. Este fără îndoială faptul că  forma autentică este un mijloc de probă foarte greu de combătut şi foarte sigur, având în vedere că un exemplar al contractului rămâne în evidenţa notarului. Însă, poate, vreodată, cum avem multiple idei de afaceri, ne convingem partenerul la o vânzare foarte avantajoasă pentru care nu se impune forma autentică. E bine de ştiut că nici nu trebuie să ne pierdem timpul cu această formalitate.