Ce-și doresc tinerii din ziua de azi? În linii mari, nimic mai mult decât tinerii… de ieri! Ajunși la vârsta marilor speranțe, cu toții ne dorim ca, la maturitate, să obținem un anume statut social, să avem un acoperiș solid, stabil deasupra capului, să nu ne lipsească niciun lucru important, să ne întemeiem o familie sau măcar să existe câteva persoane care să ne fie alături la bine și la rău și să avem acces la o fericire de durată, de s-ar putea, cumva. Pentru a ne îndeplini dorințele e nevoie de resurse. Însă, prin voia destinului, nu toți ne-am născut în familii în care prosperitatea e la ea acasă. Și puțini sunt privilegiații care s-au trezit, peste noapte, stăpâni peste vreo moștenire de milioane. Cum trăim într-un context imprevizibil, în care chiar și obținerea strictului necesar poate deveni, pe neașteptate, problematică, ajungem să fim conștienți, la un moment dat, mai devreme sau mai târziu, că ar cam trebui să punem osul la treabă și… mintea la contribuție. Să muncim, să învățăm cât mai multe.

Ar fi de dorit să dobândim „mintea românului cea de pe urmă” cât mai devreme-n viață. Adică mai înainte de-a face prea multe alegeri neinspirate, în studii și carieră. De pildă, o bună cunoaștere de sine, a propriilor defecte și abilități, ne va face să alegem corespunzător domeniul de studiu ce ni se potrivește. O colecție de diplome ne poate satisface ego-ul, deși s-ar putea să nu fie suficientă pentru plata facturilor, pentru un venit îndestulător. Pe de altă parte, o singură diplomă obținută în domeniul de studiu potrivit ar putea fi soluția unei sumedenii de probleme de viață, pentru cei mai mulți dintre noi. Puțini sunt cei ce n-au fost preocupați – măcar odată în viață, de obținerea unei diplome sau a unui act de studiu, încununare a unor ani petrecuți într-o instituție de învățământ.

După cum se știe, eliberarea, gestionarea și completarea diplomelor de studii sunt reglementare cu strictețe. 

Gestionarea actelor de studii. Noutăți legislative

Ordinul (MEC) nr. 4156/2020 pentru aprobarea Regulamentului-cadru privind regimul actelor de studii și al documentelor universitare în sistemul de învățământ superior a văzut lumina tiparului în „Monitorul Oficial” 381/2020.

Prin noul act normativ este reglementată gestionarea actelor de studii și-a documentelor universitare în sistemul de învățământ superior din România. Această gestionare însemnă primirea, întocmirea, eliberarea, arhivarea, anularea, casarea actelor de studii și a documentelor universitare.

Actele la care ne referim, utilizate în sistemul național de învățământ superior, reprezintă documente oficiale de stat. Ele au un regim aparte, confirmând efectuarea studiilor superioare și dobândirea unor titluri sau calificări. Se eliberează în original ori duplicat și sunt de tip certificat, atestat, diplomă.

Printre documentele universitare se numără: foaia matricolă, anexa cu note, suplimentul la diplomă ori suplimentul europass la diplomă, registrul matricol, registrul unic de evidență a formularelor și de eliberare a actelor de studii, programele analitice ale disciplinelor din planul de învățământ, cataloagele, situația școlară, adeverința privind școlarizarea, adeverința privind finalizarea studiilor, adeverința de student etc.

Formatul și conținutul actelor de studii va fi stabilit în acord cu legislația, fiind aprobate prin hotărâre de guvern, inițiată de către Ministerul Educației. Înscrierea datelor de pe actele de studii și a celor din documentele universitare se realizează în limba română. Totuși, pe același act de studii – supliment sau foaie matricolă, datele consemnate în limba română pot fi înscrise și în una sau mai multe limbi străine, dacă acestea sunt limbi de circulație internațională.

Tipărirea documentelor universitare se poate efectua doar pe hârtie de calitate, ce asigură păstrarea înscrisurilor cu caracter permanent. O instituție de învățământ nu poate gestiona decât acele acte de studii ori documente pentru care i-a fost conferit acest drept.

Pentru exactitatea datelor înscrise în actele de studii și în documentele universitare, răspunderea o vor avea persoanele care le-au completat, le-au semnat. Pentru protecția lor, formularele actelor de studii necompletate, actele de studii completate însă nepreluate de către titulari, actele de studii anulate, precum și duplicatele actelor de studii completate și neridicate, documentele privind primirea (cum ar fi procesele-verbale), vor fi păstrate în condiții corespunzătoare, de securitate deplină, cu termen permanent. La solicitarea Ministerului Educației, instituțiile de învățământ vor trimite, an de an, stocul formularelor actelor de studii.

Circulația documentelor de studii, în instituțiile de învățământ

Preluarea formularelor actelor de studii – imprimate de către C.N. „Imprimeria Națională” S.A., se va realiza, în cadrul instituțiilor, în temeiul unor procese-verbale de predare-primire ce se vor încheia între delegatul instituției și persoana cu atribuții de acest fel din respectiva instituție, fiind completat în mod corespunzător registrul unic de evidență a formularelor și de eliberare a actelor de studii. Instituțiilor li se interzice să solicite expedierea prin poștă sau pe o altă asemenea cale a formularelor actelor de studii.

Formularele actelor de studii pot fi transferate, cu titlu de excepție, de la o instituție la alta, în temeiul aprobării ministerului, ca urmare a cererilor motivate, acompaniate de către documente justificative.

Odată la un deceniu, se constituie, la nivel de instituție de învățământ, o comisie de selecționare, ce poate să decidă casarea formularelor pentru actele de studii necompletate ce se află în stoc.

În orice caz, casarea se va consemna într-un proces-verbal ce va fi întocmit în două exemplare și va conține cel puțin tipul formularului actului de studii, seria, numărul fiecărui formular de act de studii, intervalul propus pentru casare, modul în care a fost casat, data casării, data întocmirii, numele și prenumele președintelui, membrilor și secretarului comisiei de selecționare, precum și semnăturile lor.

Potrivit recentelor știri juridice, mai înainte de a se trece la completarea unui act de studii trebuie să fie întotdeauna verificată existența și corectitudinea înscrisurilor imprimate – în raport cu modelele de referință, precum și a datelor ce urmează a fi înscrise – prin confruntare cu datele din documentele oficiale.

Pentru completarea ulterioară a actelor de studii, secretariatele de facultate vor redacta tabele nominale în care vor fi trecuți absolvenții ce urmează să primească actele de studii respective, pe domenii, programe de studii și forme de învățământ, în termen de cel mult șaizeci de zile de la data promovării examenelor de finalizare a studiilor.

Eliberarea duplicatelor

Dacă un act de studii a fost pierdut, deteriorat sau a fost supus plastifierii, poate fi eliberat un duplicat, dacă vor fi găsite, în arhiva instituției, matca respectivului act ori alte documente legale, din care să reiasă situația studiilor titularului. În cazul în care arhiva a dispărut ca urmare a unor situații de excepție, cum ar fi calamitățile naturale, eliberarea duplicatului se va face în urma reconstituirii situației școlare, realizată de către instituție.

Duplicatul unui act de studii poate fi ridicat, de către titular sau împuternicitul său, în termen de cel mult 30 de zile de la data la care cererea efectuată în acest sens a fost aprobată. Duplicatele ce s-au întocmit însă n-au fost ridicate vor fi păstrate pentru un termen nelimitat. Duplicatele actelor de studii se eliberează în condițiile ce se practică la eliberarea de acte originale.