Pe lângă actualul registru general de evidenţă a salariaţilor care lucrează pe baza unui contract individual de muncă, a fost introdus, pentru prima oară, și un registru de evidență a personalului plătit din fonduri publice.

Hotărârea Guvernului nr. 877/2016 pentru modificarea şi completarea Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor şi pentru aplicarea unitară a unor dispoziţii legale, a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 963/2016, stabilind metodologia de întocmire, completare şi transmitere către inspectoratele teritoriale de muncă a datelor în registrul general de evidenţă a salariaţilor, care este administrat de Inspecţia Muncii.

Cine are obligaţia de a întocmi acest registru?

Potrivit hotărârii, registrul public se întocmeşte, completează şi transmite de către instituţiile/autorităţile publice cărora le sunt aplicabile dispoziţiile Legii – cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitară a personalului plătit din fonduri publice.

Cine se înregistrează în registrul public şi cine îl întocmeşte?

În registrul public se înregistrează persoanele plătite din fonduri publice, care exercită o funcţie în baza unui contract individual de muncă, a unui act administrativ de numire ori a unui alt fel de act emis în condiţiile legii.

Fiecare dintre angajatori are obligaţia să transmită către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul datele în registrul public după emiterea actului administrativ de numire ori, după caz, a unui alt fel de act emis în condiţiile legii pentru exercitarea unei funcţii. Răspunderea pentru corectitudinea datelor transmise în registre revine în exclusivitate angajatorilor.

Întocmirea, completarea şi transmiterea datelor în registrul public se realizează de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului, în cazul instituţiilor publice.

Ştirile juridice ne arată că registrul public se completează în ordinea actelor administrative de numire pentru funcţionarii publici sau altor acte privind exercitarea funcţiei de către personalul plătit din fonduri publice.

Când se vor transmite datele în registrul public?

Transmiterea datelor în registrul public către inspectoratul teritorial de muncă, pentru persoanele plătite din fonduri publice, se realizează după cum urmează:

•  la începerea activităţii fiecărei persoane plătite din fonduri publice în maximum 3 zile lucrătoare de la data comunicării actului de numire sau de exercitare a funcţiei;
• perioada suspendării, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă/raportului de serviciu/exercitării funcţiei, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, se transmit în termen de maximum 20 de zile lucrătoare de la data suspendării/data încetării suspendării;
  
• în cazul persoanelor detaşate,  se transmit cel târziu în ziua lucrătoare anterioară datei de începere a detaşării;
  
• data încetării contractului individual de muncă/raportului de serviciu/exercitării funcţiei, se transmite cel târziu la data încetării raportului de serviciu/exercitării funcţiei, respectiv la data luării la cunoştinţă a evenimentului care a determinat, în condiţiile legii, încetarea raportului de serviciu sau a exercitării funcţiei.

Este obligatoriu întocmirea dosarului profesional al angajatului

Angajatorii au obligaţia de a întocmi un dosar profesional pentru fiecare dintre persoanele plătitite din fonduri publice, de a-l păstra în bune condiţii la sediul angajatorului sau, după caz, la sediul secundar dacă este delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă, precum şi de a-l prezenta inspectorilor de muncă, la solicitarea acestora.

La solicitarea scrisă a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligaţi să îi elibereze acestuia un extras din registrul public, datat şi certificat pentru conformitate, sau o adeverinţă care să ateste activitatea desfăşurată de acesta, durata activităţii, salariul, vechimea în muncă şi în specialitate, astfel cum rezultă din registrul public şi din dosarul profesional, în termen de cel mult 15 zile de la data solicitării.

Autorităţile publice care nu respectă prezentele prevederi privind registrul public pot fi sancţionate

Amenzile sunt destul de usturătoare dacă ne gândim că netransmiterea datelor în registrul public de evidenţă a salariaţilor se sancţionează cu amendă de la 10.000 lei la 20.000 lei pentru fiecare persoană identificată, iar cu 5.000 lei la 8.000 lei pentru netransmiterea în timp util.

De reţinut!

Fiecare instituție și autoritate publică are obligația de a înființa registrul general de evidență a personalului plătit din fonduri publice (Registrul public), care va fi completat și transmis inspectoratului teritorial de muncă în ordinea angajării/numirii salariaților săi. Acest registru va fi păstrat la sediul instituției/autorității publice și va cuprinde elementele de identificare ale tuturor angajaților, data angajării/numirii, funcția, salariul, sporurile și cuantumul acestora, perioada și cauzele de suspendare a raportului de muncă sau de serviciu, perioada detașării și data încetării funcției.

Potrivit ştirilor juridice, până la data realizării noului sistem informatic, procedura de transmitere a datelor în registrul public va fi stabilită prin ordin al ministrului muncii, urmând ca, în termen de 10 zile de la publicarea acestuia în Monitorul Oficial, instituțiile/autoritățile să transmită datele cu privire la toate categoriile de personal plătit din fonduri publice. Prin excepție, instituțiile/autoritățile de apărare, ordine publică și siguranță națională vor furniza date în registrul public doar pe baza unor protocoale de colaborare cu Ministerul Muncii, asigurându-se măsurile de protecție a datelor cu caracter personal și respectarea legislației privind protecția informațiilor clasificate.

Modificarea și completarea Hotărârii Guvernului nr. 500/2011 a fost necesară pentru a avea o evidență clară a salariilor în plată ale personalului plătit din fonduri publice.