Din cele mai vechi timpuri, oamenii au știut cum să pună în practică principiile contabilității de astăzi folosindu-și imaginația și obiectele pe care le aveau la îndemână. În antichitate, grecii, perșii și incașii țineau contabilitatea cu ajutorul unor sfori înnodate de diferite culori care jucau rolul unor registre de evidență contabilă. În Mesopotamia calculele erau ținute pe tăblițe de argilă umedă care erau apoi uscate. Grecii și romanii foloseau și tăblițe cerate și din marmură pe care erau trecute informații privind numele părților implicate în tranzacție, categoriile de obiecte vândute și cantitatea vândută.

Când s-au dezvoltat schimburile comerciale s-a trecut de la simpla însemnare a datelor la contabilitatea memorială și apoi la cea în partidă simplă și dublă. Bancherii din Florența țineau cea mai veche contabilitate și încă din 1211 aceștia foloseau termenii „dare” și „avere”, cunoscuți azi ca „debit” și „credit.”

Principiile contabilității de astăzi se aplică unitar, însă, există anumite instituții care prezintă particularități în ceea ce privește evidența contabilă. Pentru a evidenția aceste aspecte, legiuitorul a elaborat Ordinul MAI nr. 126/2016 pentru aprobarea Regulilor şi politicilor contabile în cadrul Ministerului Afacerilor Interne care a fost publicat în Monitorul Oficial 676 din 1 septembrie 2016.

Cum este organizată și condusă contabilitatea în cadrul MAI?

Știrile juridice prevăd că forma de înregistrare în contabilitate a operațiunilor economico-financiare în MAI este „maestru-șah simplificat.” Principalele registre și formulare utilizate sunt registrul-jurnal, registrul-inventar, fișa de cont pentru operațiuni diverse și balanța de verificare. Pentru verificarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică și analitică, lunar se întocmesc balanțe de verificare.

Înregistrarea în contabilitate

Bunurile sunt înregistrate în contabilitate la valoarea de intrare (valoarea contabilă), adică costul de achiziție pentru bunurile cumpărate, costul de producție pentru cele produse în unitate, valoarea justă pentru bunurile obținute cu titlu gratuit, pentru plusuri de inventar, valoarea consemnată pentru documentele de transfer de către unitatea de la care au fost transferate bunuri sau valoarea rezultată în urma reevaluării pentru bunurile reevaluate.

În unitățile în care se efectuează operațiuni finanțate din fonduri europene se va utiliza pentru înregistrarea în contabilitate cursul INFO-euro. Operațiunile privind încasările și plățile în valută care nu provin din fonduri europene nerambursabile se înregistrează în contabilitate la cursul BNR al zilei. La fel, disponibilitățile și alte elemente asimilate, creanțe și datorii exprimate în valută se reevaluează la data întocmirii situațiilor financiare la cursul BNR valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare.

Noutățile legislative prevăd că se va folosi metoda cantitativ-analitică pentru contabilitatea analitică a stocurilor. Excepția apare în cazul cărților și altor documente cu statut de bunuri culturale comune aflate în fondurile bibliotecilor unde contabilitatea analitică se ține folosind metoda global-valorică. Contabilitatea analitică a produselor, alimentelor și a altor materiale din gestiunea punctelor de desfacere se ține după metoda global-valorică.

Consumul materialelor de natura obiectelor de inventar se înregistrează pe cheltuieli la momentul scoaterii din folosință. Excepția o constituie echipamentul și uniformele acordate cadrelor militare și polițiștilor în cadrul normelor de echipare, înregistrarea pe cheltuieli se face la data distribuirii lor, pe baza bonului de consum.

Regula este că verificarea exactității înregistrărilor în evidența de gestiune și în contabilitate se efectuează lunar prin compararea cantităților operate în fișele de magazie cu cele din fișele de cont analitic pentru valori materiale.

 Contabilitatea activelor fixe

Activele fixe necorporale sunt cheltuielile de dezvoltare, concesiuni, brevete, mărci comerciale, înregistrarea unor evenimente, materiale publicate pe orice suport, programele informatice create de instituție sau achiziționate de la terți pentru propria utilizare și active fixe necorporale în curs de execuție.  Acestea se utilizează pe o perioadă mai mare de un an.

Știrile juridice prevăd că în cazul activelor fixe necorporale contabilitatea sintetică se ține pe categorii, iar cea analitică pe feluri de active fixe necorporale.

Activele fixe corporale sunt terenurile și amenajările de terenuri, construcțiile, instalațiile tehnice, mijloacele de transport, animalele, plantațiile, mobilierul, aparatura birotică, echipamentele de protecție a valorilor umane și materiale. Pentru a fi considerat activ fix corporal, acesta trebuie să aibă o valoarea mai mare de 2.500 lei și o durată de funcționare mai mare de un an.

 Evidența contabilă a  activelor fixe se ține cu ajutorul registrului numerelor de inventar, a fișei mijlocului fix și a fișei de cont pentru operații diverse.

Particularități

Noutățile legislative prevăd că înregistrarea în contabilitate a aprovizionării cu bonuri de valoare pentru carburanți auto are loc pe baza facturii și a notei de recepție și constatare diferențe. Costul imprimatelor bonuri de valoare pentru carburanți auto se înregistrează direct pe cheltuieli, la prețul de achiziție, pe baza documentului de livrare emis de furnizor.

Scăderea din evidența contabilă a bonurilor de valoare pentru carburanți auto consumate și înregistrarea în evidența contabilă a carburanților lichizi se face pe baza procesului-verbal de transformare.

Înregistrarea în contabilitate a intrărilor de carburanți achiziționați pe bază de carduri are loc pe baza notei de recepție și constatare diferențe întocmită în baza facturii și a desfășurătorului sau a altui document similar. Regula este că toți conducătorii auto au obligația de a atașa la foile de parcurs predate bonurile de casă emise de furnizorii de carburanți odată cu alimentarea pe bază de bonuri de valoare pentru carburanți auto sau pe bază de card.

Ce bunuri nu se înregistrează?

Bunurile materiale provenite din confiscări, corpuri delicte, cele pierdute sau abandonate care nu aparțin și nu sunt supuse valorificării prin unitățile MAI, nu fac obiectul evidenței cantitativ-valorice. Ele se supun doar regimului evidenței cantitative de gestiune.