Aşa cum orice persoană fizică trebuie să aibă un domiciliu, fiecare operator economic trebuie să aibă sediul său social. Un loc unde să poată fi găsit! Fie că e vorba despre interacţiunea cu partenerii de afaceri, fie că e pusă-n discuţie relaţia cu autorităţile, existenţa unui sediu e necesară.

De multe ori, pentru rezolvarea unor chestiuni ce implică atestarea comunicării cu o persoană juridică e necesară şi prezentarea la sediul său social. În acest fel va acţiona slujbaşul care trebuie, de pildă, să îndeplinească procedura legală de citare.

Însă, în secolul vitezei, îndeplinirea unor proceduri de comunicare a unor acte ar putea fi uşurată iar cheltuielile şi birocraţia ar fi reduse dacă, pe lângă sediul său social, orice întreprinzător ar avea şi un „sediu electronic”. O adresă electronică oficială la care i-ar putea fi comunicate, fără nicio bătaie de cap, citaţiile, deciziile, adresele oficiale!

Actele administrative ar ajunge de îndată la destinatar iar dovedirea primirii lor ar fi facilă, fiind eliminate întârzierile şi blocajele iscate de imposibilitatea transmiterii lor. Situaţiile de genul „adresă indisponibilă” ori „destinatar absent” pe care agenţii procedurali sau poştaşii le întâlnesc mult prea des în practică ar fi eliminate în bună parte.

 

Pas cu pas, ne modernizăm…

Pentru limitarea neajunsurilor legate de modalităţile clasice de comunicare a actelor administrative şi de transmitere a certificată a oricăror altor date, la Senat a fost înregistrat recent, pentru dezbatere, un proiect de Lege privind sediul electronic al operatorilor economici. Dacă proiectul se va bucura de susţinerea parlamentară, el se va preschimba în lege, intrând în vigoare după promulgare şi după publicarea sa în “Monitorul Oficial” al României.

Dacă restul lumii a intrat de multă vreme în era vitezei, a comunicaţiilor rapide şi eficiente, ANAF-ul, instanţele de judecată şi alte autorităţi sau instituţii sunt nevoite să comunice şi acum tot la fel ca la sfârşit de secol XIX, prin poştă, agenţi procedurali şi curieri. Rezultatele? Viciile de procedură, tergiversările, complicaţiile şi… tonele de hârtie tipărită (oare aşa salvăm, noi, pădurile patriei?!).

Conform noilor ştriri juridice, odată cu înregistrarea fiscală a fiecărui operator economic, acestuia are să i se aloce şi un sediu electronic. Ce înseamnă aceasta? Fiecare firmă nou-apărută va primi o adresă de e-mail. Dar una oficială! Prin acest “sediu electronic” operatorul economic în cauză va fi identificat în acelaşi mod ca şi prin intermediul codului unic de înregistrare (CUI) sau a codului de identificare fiscală (CIF).

Sediul electronic are să aibă un conţinut aidoma codului unic de identificare sau CIF-ului şi va îngădui oricărei entităţi sau persoane interesate să intre imediat în legătură cu operatorul economic. Astfel, acesta din urmă va lua cunoştinţă grabnic de informaţiile care-l privesc!

Adresa de e-mail, identică CIF-ului sau CUI-ului operatorului economic, va reprezenta “sediul electronic” al acestuia, până la lichidarea, desfiinţarea sau încetarea existenţei sale prin orice mijloace. Schimbarea adresei de “sediu electronic” nu se va putea realiza decât concomitent cu modificarea CUI-ului sau CIF-ului operatorului economic.

Orice document, citaţie, act procedural sau administrativ sau orice altă comunicare oficială, precum şi comunicările între operatorii economici privaţi şi transmise între adrese ale sediului electronic vor avea efecte identice cu acelea transmise în format fizic şi furnizate de către factorul poştal, curier sau agentul procedural.

 

Datele vor fi păstrate în condiţii de siguranţă şi confidenţialitate!

După publicarea legii în “Monitorul Oficial” şi intrarea sa în vigoare, indiferent dacă o astfel de comunicare va fi realizată între entităţile private sau dinspre autorităţile publice, ea are să fie considerată oficială şi pe deplin opozabilă destinatarului, încă din clipa primirii mesajului electronic. Modificarea sau ştergerea acestor comunicări se vor efectua sub controlul Registrului Comerţului, care, dacă se va ajunge în justiţie, va putea furniza şi dovezi legate de activitatea contului în cauză.

Găzduirea adreselor de căsuţă poştală electronică şi arhivarea electronică vor fi asigurate de către Registrul Comerţului, cu concursul Serviciului de Telecomunicaţii Speciale, deoarece, indiscutabil, adresa electronică trebuie să ofere condiţii de confidenţialitate, siguranţă şi de integritate a datelor. Găzduirea adreselor “sediilor electronice” se va realiza în mod gratuit.

Atunci când vor apărea situaţii de contestare a receptării sau a transmiterii unor mesaje, Registrul Comerţului va putea să emită certificate, la cererea operatorilor economici sau a instanţelor de judecată. Conform ştirilor din contabilitate aceste certificate vor fi eliberate contra cost!

Certificatele vor atesta aspecte de genul conţinutului unor ataşamente sau mesaje trimise ori a datei de primire a mesajului. Cât priveşte ştergerea mesajelor vechi, aceasta nu se va putea face decât în condiţiile epuizării spaţiului virtual alocat. Dar, chiar şi aşa, ştergerea nu va putea avea loc fără o prealabilă arhivare electronică. Cei care se vor încumeta ca, prin diverse mijloace, să întreprindă modificări ale mesajelor riscă să fie răsplătiţi conform literei Codului Penal, pentru infracţiunea de fals!

Parola necesară accesării adresei de căsuţă poştală electronică va fi furnizată concomitent cu dobândirea certificatului de înregistrare fiscală. În cursul a 7 zile de la primirea sa, operatorul economic va schimba parola cu una proprie. Ulterior, orişice schimbare de parolă se va efectua contra cost, mai puţin în situaţia schimbării persoanei responsabile de “sediul electronic”.

 

Vor fi obligaţi toţi operatorii economici să aibă un “sediu electronic”?

Cât ar fi legea de lege, este necesară şi adaptarea la realitate, la condiţiile existente. În lumina acestei constatări, iniţiatorul noii legi nu i-a pierdut din vedere nici pe acei operatori economici care, fie n-au posibilităţile tehnice pentru a-şi utiliza “sediul electronic” (de exemplu, prin absenţa semnalului în zona în care activează), fie n-au avut, încă, ocazia (şi, poate, nici o prea mare tragere de inimă) de a deprinde ABC-ul utilizării computerului, astfel că ar putea fi complet depăşiţi de situaţie dacă legea i-ar obliga să-şi administreze singuri “sediul electronic”.

Aceşti operatori economici vor putea depune o declaraţie din care să reiasă, clar, refuzul utilizării acestui serviciu. Probabil că aşa vor proceda câţiva dintre operatorii economici de foarte mică anvergură (PFA-uri etc.). Însă ar fi un lucru demn de toată mirarea să auzi că vreo mega-corporaţie a renunţat la facilitatea sediului electronic invocând, ca argument imbatabil, lipsa competenţelor digitale!

Dar, cum trăim în epoca tuturor posibilităţilor…