Se spune că „unde-s doi, puterea crește”, dar și ”câte capete, atâtea idei!”

De multe ori la momentul constitutirii unei societăți comerciale se decide să fie numiți doi sau mai mulți administratori care să reprezinte firma în relațiile cu terții. Acest lucru aduce cu sine o serie de derogări de la regula generală potrivit căreia o societatea este reprezentată de un singur administrator.

Firma A SRL a decis să  încheie un contract de schimb de terenuri cu firma B SRL, sens în care actele au fost perfectate la notar. Firma A avea, potrivit actului constitutiv, doi administratori, însă la notar s-a prezentat doar unul dintre ei care a semnat contractul de schimb de terenuri.

După două luni de la încheierea contractului de schimb, reprezentatul firmei A, a chemat in judecată firma B  solicitând instanței să dispună nulitatea absolută a contractului de schimb, deoarece acesta fusese semnat doar de unul dintre cei doi administratori ai firmei A. Și-a motivat solicitarea pe considerentul că, potrivit actului constitutiv, firma A avea doi administratori care trebuiau să ia deciziile de comun acord potrivit principiului dublei semnături.

Reprezentatul firmei B a venit la mine cu citația și cu actele pe care le deținea și, mirat de întorsătura lucrurilor, mi-a cerut ajutorul să îi explic de ce se susține că acel contract de schimb nu ar fi valabil. Ce se putea face?

Ce este regula dublei semnături?

Este prevăzută în legea societăților comerciale 31/1990 și se referă la cazul în care dacă societatea este reprezentată de doi sau mai mulți administratori, deciziile cu privire la firma respectivă se iau de comun acord, potrivit regulii dublei semnături.

Dreptul de a reprezenta societatea aparține fiecărui administrator în parte, cu excepția cazului în care se prevede altfel prin actul constitutiv. Administratorii au obligația de a participa la toate adunările societății, la consiliile de administrație, ei putând face toate operațiunile cerute pentru aducerea la îndeplinire a obiectului de activitate al societății.

Potrivit art. 75 din legea 31/1990, dreptul de a reprezenta societatea aparține fiecărui administrator, cu excepția cazului în care se prevede altfel în actul constitutiv. Practic, funcția de administrator are la bază un mandat în baza căruia acesta acționează, iar obligațiile legale ale acestuia și limitele acestora sunt stabilite prin actul constitutiv al societății. În caz de pluralitate de administratori prin actul constitutiv se prevede că aceștia trebuie să lucreze împreună și să ia orice decizie în unanimitate.

Rețineți că legiuitorul nu a impus ca exprimarea voinței administratorilor să se facă simultan, adică actele juridice să fie semnate de toți administratorii, deoarece fiecare administrator are dreptul de a reprezenta societatea și de a încheia acte juridice în numele societății în limitele legii și ale obiectului de activitate.

Regula generală este cea potrivit căreia clauzele actului constitutiv sunt opozabile terților dacă au fost publicate (de obicei prin demersurile care se fac la Registrul Comerțului). Legiuitorul a stabilit și o excepție de la această regulă ca o măsură de protecție a intereselor terților.

Astfel, potrivit art. 55 alin.1 din legea 31/1990 în raporturile juridice cu terții societatea este angajată prin organele sale, chiar dacă acestea depășesc obiectul de activitate, cu o excepție, atunci când societatea dovedește că terții știau că a fost depășit obiectul de activitate. Adică societatea răspunde pentru actele încheiate de administratorii săi, chiar dacă au depășit limitele mandatului. Dacă se probează că a existat o înțelegere frauduloasă între administratori și terțul cu care s-a încheiat un act, (terțul știa că pentru încheierea acelui act administratorii nu au mandat), atunci societatea nu are obligația de  a răspunde  și a-și asuma acel act.

Tot pentru a-i proteja pe terți, art. 55 alin. 2 din legea 31/1990 prevede că societatea nu poate opune terților clauzele actului constitutiv care limitează puterile conferite de lege acestor organe, chiar dacă au fost publicate.

Acest articol 55 se referă la faptul că dacă nu se respectă principiul dublei semnături se încalcă puterile conferite de lege administratorului, însă acest lucru nu atrage anularea actului încheiat prin depășirea mandatului. Practic, actul rămâne valabil, chiar dacă administratorii și-au depășit limitele mandatului. Societatea își asumă actele încheiate de administratori ca și reprezentanți legali, acte pe care le legiuitorul le consideră a fi perfect valabile.

Scopul pentru care legiuitorul a creat protecția pentru terți a fost și pentru a da securitate raporturilor juridice și stabilitate în mediul de afaceri. Ar fi excesiv de greu ca la momentul încheierii unui act/contract, terțul cu care face afaceri societatea să verifice limitele mandatului administratorului. Se pleacă de la premisa că administratorul are mandat în limitele legii, astfel încât, chiar dacă și le depășește, acest fapt nu afectează valabilitatea actului încheiat cu terțul.

Ce s-a întâmplat în procesul intentat de firma A  firmei B ?

Instanța a analizat actele depuse de părți la dosar, sens în care a lecturat actul constitutiv al firmei A SRL și a constatat că se prevăzuse ca regula dublei semnături să se aplice  „după caz.” Astfel, instanța a considerat că poate fi angajată răspunderea societății (adică actul va fi recunoscut ca fiind valabil), chiar dacă actul este semnat doar de un administrator. În actul constitutiv nu există nicio limitare a drepturilor administratorului de a încheia contracte cum a fost cel de schimb cu firma B SRL.

Tot în actul constitutiv al firmei A SRL s-a prevăzut că administratorul reprezintă societatea în relațiile cu terții și poate dobândi, înstrăina, ipoteca terenuri și în cazul pluralității de administratori (cum era cazul de față) deciziile legate de firmă se luau în unanimitate conform regulii dublei semnături.

Analizând actele dosarului instanța a stabilit că semnarea contractului de schimb de către un singur administrator nu duce la concluzia că nu ar fi existat liberul consimțământ al firmei A SRL la încheierea contractului, deoarece la societățile comerciale administratorii reprezintă societatea, iar la societățile comerciale cu răspundere limitată (cum este A SRL) dreptul de a reprezenta societatea aparține fiecărui administrator.

În cazul de față instanța a stabilit că nu era necesar ca acel contract de schimb să fie semnat de cei doi administratori, pentru că fiecare administrator are dreptul de a reprezenta societatea. Mai mult, în actul firmei A SRL nu exista vreo restricție impusă administratorului de a încheia sau nu astfel de acte cum a fost contractul de schimb.

Rețineți că administratorii nu sunt doar simpli mandatari ai societății, ci sunt organe prin care societatea stabilește raporturi cu terții. Dacă la încheierea unor acte la notar (vânzare, cumpărare, donație, schimb etc.) s-ar cere ca administratorul să aibă o procură specială notarială, ar duce la un formalism excesiv.

Astfel, prin OUG 52/2008 s-a stabilit că actele de vânzare, cumpărarea, donație, schimb etc. asupra bunurilor societății pot fi încheiate în temeiul puterilor conferite administratorilor de lege, actul constitutiv, nefiind necesară o procură specială în formă autentică în acest scop, chiar dacă actele pe care urmează să le încheie vor fi în formă autentică.

Firma B SRL a arătat că a negociat cu firma A SRL  contractul de schimb. Faptul că unul dintre administratorii firmei A SRL susține că nu avea cunoștință că se va semna acest contract de schimb și de aceea nu  avenit la notar să semneze, nu poate să îngreuneze situația firmei B SRL. Ar fi absurd ca terțul/partenerul de afaceri să suporte neglijența unor administratori. Faptul că cei doi administratori de la X SRL nu s-au pus de acord, nu s-au informat legat de acest contract, nu poate să prejudicieze firma Y SRL care nu avea obligația să verifice organizarea internă a partenerului de afaceri.

Faptul că hotărârea AGA a firmei A SRL prin care s-a decis încheierea contractului de schimb a fost anulată pe considerentul că nu a fost făcută convocarea în mod legal, nu afectează firma B SRL. Acea hotărâre AGA se referă doar la raporturile interne dintre societate și cei doi administratori ai săi.

Față de aceste considerente, instanța a respins acțiunea promovată de firma A SRL și a considerat că acel contract de schimb este valabil încheiat, problema lipsei dublei semnături încadrându-se în cazul de față în excepția legii care protejează pe terții care încheie contracte.

De multe ori formalismul excesiv impus de regula dublei semnături poate duce la încurcături și probleme. Ideea de a exista o siguranță mai mare în cadrul unei firme printr-o pluralitate de administratori are avantajele, dar și dezavantajele ei. Așadar cântăriți bine și informați-vă înainte de a decide cum este mai bine, deoarece „cunoașterea este prin ea însăși putere.” (Francis Bacon)