Categories
Articole Notari

Procedura citării părților în materia notarială

you-ve-been-servedÎn epigrama sa “Testament”, Virgil Petcu spunea :

„Nevesti-mii când n-oi mai fi,
Las tot ce am, plus cei doi fii.
Iar fiilor, la despărțire,
Le las … pe mă-sa moștenire!”

Și în viața de zi cu zi sunt frecvente cazurile în care copiii trebuie să dezbată succesiunea de pe urma unuia dintre părinți.

Primul pas este acela de a apela la ajutorul unui notar care va cita părțile și va îndeplini formalitățile necesare pentru deschiderea și dezbaterea succesiunii. Dacă părțile nu se înțeleg în fața notarului, atunci mai fac un pas către instanța de judecată care soluționează respectiva cauză.

Având în vedere societatea informațională în care trăim, legiuitorului i s-a părut util să clarifice modul în care notarul va cita părțile la dezbaterea succesiunii, identificând şi anumite cazuri particulare (de exemplu, persoana locuiește în străinătate sau nu are domiciliul cunoscut).

În acest sens a fost elaborată Hotărârea Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România nr. 76 care se referă la metodologia privind citarea, notificarea și comunicarea actelor de procedură în materie notarială și a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 531 din 22 august 2013, dată la care prevederile sale au intrat în vigoare.

Ce prevede metodologia adoptată?

Dacă moștenitorii defunctului sau reprezentanții acestora (de exemplu, persoane care au mandat special pentru a reprezenta partea) vin personal la notar cu documentele necesare și solicită dezbaterea succesiunii, notarul va proceda la îndeplinirea dorinței acestora făcând demersurile legale ce se impun.

Dacă din actele prezentate de cei prezenți rezultă, de exemplu, că mai sunt și alți moștenitori care nu au venit personal în fața notarului, acesta nu va putea lua o decizie vis-a-vis de succesiune. În acest caz, va dispune citarea moștenitorilor care nu s-au prezentat. Rețineți că după ce îi va cita potrivit dispozițiilor pe care le vom dezbate pe larg în continuare, moștenitorii respectivi pot să nu se prezinte în continuare în fața notarului.

Dacă au fost legal citați și totuşi nu se prezintă la dezbaterea succesiunii, notarul va putea face formalitățile ce se impun, pentru că prezența părților sau a moștenitorilor la biroul notarial nu este obligatorie, ceea ce legea impune este citarea legală a tuturor celor implicați.

Practic, legiuitorul a stabilit ca regulă citarea legală a tuturor părților, astfel încât acestea să nu poată invoca după un timp că nu au știut că s-a dezbătut succesiunea. Dovada citării acestora este o probă foarte importantă care atestă că au avut cunoștință de existența dezbaterii succesiunii, dar au refuzat să se prezinte.

În ce constă modalitatea comunicării actelor de procedură?

Notarul are libertatea de a alege modalitatea în care va fi comunicată citația și/sau actele de procedură ale celui vizat. Poate să i le înmâneze personal sau să i le trimită prin fax, e-mail sau poștă. Referitor la comunicarea prin poștă legea impune trimiterea prin scrisoare recomandată cu conținut declarat și confirmare de primire în plic închis. Partea interesată poate cere notarului să comunice actele de procedură folosind un serviciu de curierat rapid sau chiar notarul poate sugera să se apeleze la un executor judecătoresc pentru acest lucru. În aceste din urmă cazuri, partea va suporta costurile aferente pentru curier și executor.

Notarul mai poate apela în demersul său la agenți procedurali care sunt angajați ai Camerei Notarilor Publici. Rețineți că un agent procedural poate comunica orice act de procedură către orice persoană care are domiciliul pe raza Camerei respective. Dacă persoana în cauză domiciliază pe raza altei Camere, se va apela la un agent din acea zonă.

Așa cum potrivit Codului de Procedură Civilă pe plicul cu actele trimise de instanță se scrie „pentru justiție.a se înmâna cu prioritate”, în cazul actelor trimise de notar pe plicul închis se va scrie „conține un act de procedură notarială.”

Cum se face citarea sau comunicarea actelor de procedură dacă persoana domiciliază în România și are domiciliul cunoscut?

 În primul rând, i se poate înmâna direct la domiciliu, serviciu, spațiu public, oriunde s-ar afla cel vizat. Condiția este să i se poată stabili identitatea și agentul procedural care înmânează plicul fie să menționeze că a identificat acea persoană, fie să declare că o cunoaște.

Comunicarea se face la domiciliul cunoscut al persoanei, sens în care, potrivit legii, comunicarea se poate face și către un avocat, notar, executor judecătoresc. În lipsa acestora, se poate înmâna administratorului clădirii sau paznicului care va semna procesul-verbal.

Există și cazuri particulare în care înmânarea nu se poate face personal celui citat. De exemplu, dacă cel citat este deținut, înmânarea se va face la administrația închisorii, dacă este bolnav și se află în spital, se va înmâna la administrația spitalului.

Cum se face citarea sau comunicarea actelor de procedură dacă persoana domiciliază în străinătate și se află acolo în interes de serviciu?

Persoanele vor fi citate prin organele centrale care i-au trimis sau în subordinea cărora se află unitatea care i-a trimis la lucru acolo. Dacă cei vizați a fi citați sunt din personalul misiunilor diplomatice sau consulare sau lucrează în cadrul organizațiilor internaționale, vor fi citați prin Ministerul Afacerilor Externe.

Cum se face citarea sau comunicarea actelor de procedură dacă persoana domiciliază în străinătate și se află acolo în alt scop decât cel de interes de serviciu?

În astfel de cazuri dacă persoana are mandatar cunoscut în România, va fi citat doar acesta. Dacă i se cunoaște domiciliul persoana va fi citată și i se va solicita să își aleagă un domiciliu în România pentru a i se face comunicările. Dacă nu va da curs acestei cereri, atunci i se va trimite o scrisoare recomandată cu conținut declarat și confirmare de primire. Scrisoarea se va preda la Compania Națională Poșta Română SA și în cuprinsul recipisei de predare se vor menționa actele care se expediază pentru a putea proba că procedura citării s-a îndeplinit.

Dacă nu este cunoscută adresa persoanei se va apela la ultima soluție: citarea prin publicitate.

Când se face citarea prin publicitate?

Dacă notarul nu are cunoștință care este domiciliul părții sau al moștenitorului și a făcut cercetările necesare pentru a-l afla și nu a reușit, atunci va apela la citarea prin publicitate.

În acest sens, citarea se va face prin afișare la ușa biroului notarial, la sediul primăriei de la locul ultimului domiciliu al defunctului (dacă moștenitorii nu sunt cunoscuți) și la ultimul domiciliu cunoscut al celui citat. Desigur că se poate apela la citare printr-un ziar sau prin publicarea în Monitorul Oficial a citației.

Rețineți că în acest caz, termenul stabilit pentru a se dezbate succesiunea va fi mai mare de 15 zile, deoarece se va considera realizată procedura de citare abia după 15 zile de la publicarea citației. Dacă notarul nu va respecta acest termen, atunci procedura citării va fi considerată a fi nulă și pentru dezbaterea succesiuni se va apela la o nouă citare cu respectarea termenului de 15 zile.

Ce trebuie să cuprindă citația?

S-a stabilit că există anumite elemente absolut obligatorii pe care citația trebuie să le conțină: denumirea biroului notarial și sediul, numărul dosarului succesoral, anul, luna, ziua și ora la care trebuie să se prezinte, numele și prenumele celui citat și locul unde este citat, sigiliul biroului notarial și semnătura notarului public. Dacă unul dintre elementele sus-menționate lipsește, citația va fi nulă.

S-a instituit regula că citația și actele de procedură trebuiesc înmânate persoanei cu cel puțin 5 zile înaintea termenului fixat pentru respectiva procedură notarială. Dacă se va desconsidera acest aspect, citația va fi nulă.

Cazuri particulare legate de înmânarea citației

Este posibil ca cel citat să fie acasă, să primească citația, dar să refuze sau să nu poată să semneze dovada de înmânare. Agentul procedural are obligația de a încheia un proces-verbal în care să consemneze acest aspect.

Dacă refuză primirea citației, atunci agentul o va lăsa în cutia poștală. Dacă nu există cutie poștală are obligația de a afișa pe ușa destinatarului o înștiințare care atestă faptul că actul a fost lipit pe ușă. De multe ori în viața de zi cu zi, agentul procedural nici nu mai caută cutia poștală a destinatarului și lipește direct pe ușă actele și citația și uite așa tot imobilul respectiv are parte de o lectură interesantă! Poate ar fi fost util să se specifice și niște sancțiuni pentru agenții care nesocotesc aceste reguli.

Dacă destinatarul nu este acasă pentru a i se înmâna citația, există posibilitatea de a se da unei persoane din familie sau care locuiește acolo cu condiția ca aceasta să fie majoră.

În momentul în care agentul procedural înmânează citația, cel care o primește trebuie să semneze dovada de primire. Agentul procedural trebuie să îl identifice pe cel care primește citația și trebuie să încheie un proces-verbal în care să menționeze datele de identificare ale acelei persoane (poate fi chiar destinatarul sau o altă persoană, după caz).

Procesul-verbal va trebui să cuprindă în mod obligatoriu următoarele aspecte: data când a fost luată dovada de primire și când s-a întocmit procesul-verbal, datele de identificare ale destinatarului și adresa sa (dacă i se înmânează la serviciu de exemplu se specifică acest fapt), numele celui care a primit dacă nu este chiar destinatarul, denumirea biroului notarial și numărul dosarului și semnătura celui care a primit citația/actele de procedură și a agentului. Dacă se omite unul dintre aceste elementele, procesul-verbal este nul.

Sigur că dezbaterea unei succesiuni nu este pentru majoritatea dintre noi un eveniment fericit, pentru că implică pierderea unei persoane dragi și, nu în ultimul rând, taxele notariale care vin la pachet cu această procedură, taxe care nu sunt deloc neglijabile.

Pentru unii însă poate fi un eveniment pe care cu cinism l-au așteptat în speranța că vor moșteni averi nebănuite de la anumite rude. Nu întotdeauna socoteala de acasă se potrivește cu cea de la… notar.

“Pe unchiu-ți mort “alienat”
Nu cred să-l moștenești, fârtate,
Căci bunurile ca și mortul, toate,
Erau de mult alienate.”
(I. Gr. Periețeanu din “Urmașii lui Cincinat”).