Necesitatea și utilitatea existenței unei evidențe a salariaților sunt evidente, pentru oricine. Codul Muncii arată că fiecare angajator are obligația de a înființa un registru general de evidență a salariaților. Așadar, necesitatea registrului general de evidență a salariaților derivă, în primul rând din lege. Unde-i lege nu-i tocmeală!

HG 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților a fost publicată în „Monitorul Oficial” 1005/2017. Noul act normativ stabileşte metodologia de înfiinţare a registrului general de evidenţă a salariaţilor şi de completare şi transmitere în registru a elementelor raportului de muncă, de către două categorii de angajatori: persoanele fizice sau juridice de drept privat (fără a conta dacă au sau nu statutul de utilitate publică) și instituţiile sau autorităţile publice ori alte entităţi juridice ce angajează persoane în baza unor contracte individuale de muncă.

Înainte de începerea activității, în registru vor fi înscrise informațiile ce privesc elementele raportului de muncă, pentru persoanele ce urmează să desfăşoare activitate în baza unui contract individual de muncă încheiat conform Codului muncii.

Angajatorii au îndatorirea de a transmite datele în registru către inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială îşi au sediul sau domiciliul, în ordinea angajării. Pentru corectitudinea datelor transmise în registru, răspunderea revine în exclusivitate angajatorului.

Orice angajator ce a înființat sucursale, agenţii, reprezentanţe, alte unităţi fără personalitate juridică, cărora le-a delegat competenţa încadrării personalului, va putea să le acorde și competenţa înfiinţării registrului, completării şi transmiterii datelor în registru, pe seama angajatorului.

Sunt obligate să înființeze registrul, să completeze şi să transmită datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă şi misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state, precum și reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local, ce are cetăţenia română sau reşedinţa permanentă în țara noastră.

 

Despre completarea şi transmiterea datelor

Completarea şi transmiterea datelor în registru se realizează de către una sau mai multe persoane pe care le-au nominalizat, prin decizie scrisă, angajatorii persoane fizice sau juridice de drept privat, de către persoanele care au aceste atribuţii stabilite prin fişa postului sau de către prestatorii de servicii specializate.

Orice angajator sau prestator care completează şi transmite datele în registru va prelucra datele cu caracter personal ale salariaţilor cu respectarea legislației referitoare la protecţia datelor cu caracter personal.

Actele pe care angajatorii trebuie să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă în vederea dobândirii parolei necesare pentru completarea şi transmiterea datelor se stabilesc printr-un ordin comun al ministrului muncii și al ministrului comunicaţiilor. Întocmirea registrului se va realiza în formă electronică.

Completarea și transmiterea datelor în registru se realizează online, pe portalul Inspecţiei Muncii. Evidenţa datelor din registru, transmise de angajatori, va fi ținută într-o bază de date administrată de către Inspecţia Muncii.

În calitate de operator de date cu caracter personal, Inspecţia Muncii administrează baza de date cu respectarea legislației privind protecţia datelor cu caracter personal. Entitățile angajatoare sau prestatorii de servicii vor transmite datele în registru la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află sediul sau domiciliul angajatorului, cel târziu în ziua care precede începerea activităţii de către primul angajat.

 

Datele din dosarul personal al angajatului

Angajatorii au îndatorirea de a alcătui un dosar personal pentru fiecare dintre salariaţii încadraţi cu contract individual de muncă, de a-l păstra în bune condiţii la sediu ori la sediul secundar – atunci când e delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte individuale de muncă iar, la cerere, de a-l prezenta inspectorilor de muncă.

Din dosarul personal al salariatului vor face parte, cel puţin, actele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiţionale şi celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă, actele de studii și certificatele de calificare, plus oricare alte documente care certifică legalitatea şi corectitudinea completării în registru.

La cererea scrisă a angajatului sau a unui fost angajat, angajatorul are îndatorirea de a-i elibera acestuia copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data primirii cererii.

Documentele vor fi eliberate în copie certificată pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de către persoana ce a primit împuternicire din partea angajatorului.

Angajatorii au îndatorirea să îi elibereze oricărui angajat, la încetarea activității sale, o adeverinţă din care să reiasă activitatea desfăşurată, durata acesteia, salariul, vechimea (în muncă şi specialitate), precum şi un extras din registru.

 

Extrasele din registru

Angajatorii sunt obligaţi, la cererea scrisă a unui (fost) salariat, să-i elibereze un extras din registru, datat şi certificat pentru conformitate ori o adeverinţă din care să reiasă activitatea desfăşurată, durata activităţii, salariul, vechimea (în muncă şi specialitate), așa cum rezultă din registru şi din dosarul personal, în termen de cel mult 15 zile de la data cererii.

Dacă angajatorul nu-i va putea elibera un extras din registru, angajatul sau fostul angajat poate solicita, la ITM, eliberarea unui extras din care să rezulte activitatea desfăşurată în calitate de salariat.

Inspectoratul teritorial de muncă în cauză furnizează documentul în baza registrului electronic transmis de către angajator, în termen de cel mult 15 zile de la data primirii cererii. În urma unei cereri formulate în scris a unui (fost) angajat, inspectoratul teritorial de muncă are să asigure accesul individual la datele personale din registru.

 

Contravenții, sancțiuni

Refuzul de a pune la dispoziţia inspectorului de muncă documentele ce au stat la baza înscrierilor efectuate în registru reprezintă contravenţie şi se sancţionează, așa cum rezultă din ultimele știri juridice, cu o amendă de la 5000 la 8000 de lei.

Încălcarea obligaţiei de-a păstra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, după caz, la sediul secundar, ce are delegată competenţa încadrării personalului prin încheierea de contracte de muncă, este contravenţie; se sancţionează cu amendă de la 2000 la 5000 lei.

Inspectorii de muncă sunt responsabili de constatarea contravenţiilor şi aplicarea sancţiunilor. Angajatorul contravenient poate să plătească jumătate din minimul amenzii contravenţionale în cel mult 48 de ore de la data încheierii procesului-verbal ori de la data comunicării acestuia.

 

Schimbul de informații între instituții

Accesul autorităţilor sau instituţiilor publice la informaţiile din registru este asigurat, de către Inspecţia Muncii, prin utilizarea unor aplicaţii de interogare specifice sau prin punerea la dispoziţie a unor informaţii din registru, cu respectarea măsurilor de protecţie a datelor cu caracter personal, numai dacă-n conținutul actelor normative de organizare şi funcţionare a acestora există prevederea că acestea au dreptul de a dobândi astfel de informaţii, în sensul realizării atribuţiilor avute.

Pentru combaterea muncii nedeclarate, Inspecţia Muncii poate accesa bazele de date ale altor autorităţi sau instituţii publice, în ceea ce privește: evidenţa persoanelor, declaraţiile şi înregistrările fiscale, precum și evidenţa angajatorilor înregistraţi în Registrul Comerțului și la ministerul finanțelor. Așadar, nu se poate spune că, la acest nivel, accesul la informații lasă de dorit. Informația este putere – lucru valabil și-n cazul autorităților ori instituțiilor publice. O putere ce trebuie pusă, mereu, în slujba cetățeanului și folosită doar în acord cu litera Constituției!

You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Responses are currently closed, but you can trackback from your own site.

Comments are closed.