După ce îți desăvârșești studiile, ești convins că diploma obținută îți va deschide multe uși ale angajatorilor. Ceea ce nu știi încă atunci când devii fericitul posesor al unei diplome universitare, proaspăt ridicată de la secretariatul facultății, este că important este ceea ce știi să faci, nu ce scrie pe diplomă. La încheierea contractului de muncă, majoritatea angajatorilor sunt interesați mai întâi de cunoștințele tale, de potențialul tău, și abia la final vor să vadă şi diplomele pe care le deţii.

Mulți cred că numărul diplomelor cântăreşte greu la o angajare. Nimic mai fals, dacă posesorul lor a trecut ca gâsca prin apă în toți anii de studiu!” – Pentru cât salar ai vrea,/Știi măcar să faci ceva?/- Am trei diplome și sper/Că-i destul că știu… să cer!„ (Gabriela Gențiana Groza)

Având în vedere caracterul special al actelor de studii emise de către instituțiile de învățământ superior, legiuitorul a considerat că se impunea reglementarea modului de completare, eliberare a acestora și a duplicatelor lor. Astfel, a fost elaborat Ordinul ministrului educației naționale 657/2014 pentru aprobarea Regulamentului privind regimul actelor de studii în sistemul de învățământ superior, publicat în Monitorul Oficial 874 din 24 noiembrie 2014. Prevederile sale au intrat în vigoare în 2 decembrie 2014.

 Care sunt actele de studii, în sistemul de învățământ superior?

Legiuitorul a încadrat în această categorie: diploma, certificatul, atestatul, foaia matricolă și suplimentul la diplomă. Cu titlu de știri juridice, aceste acte sunt considerate  a fi documente oficiale de stat cu regim special, care confirmă titularilor lor efectuarea studiilor de învățământ superior aferente. Registrele matricole și registrele de evidență a actelor de studii sunt considerate documente cu regim special.

Rețineți că datele de pe actele de studii trebuie înscrise în limba română. Prin excepție, pe același act de studii, datele înscrise în limba română pot fi înscrise și în una sau mai multe limbi de circulație internațională.

Cine gestionează aceste acte?

Ministerul Educației Naționale comandă formularele tipizate ale actelor de studii către Compania Națională Imprimeria Națională S.A., care le tipărește și care răspunde pentru asigurarea securității printării și păstrării formularelor până la ridicarea lor.

Cu titlu de știri juridice, s-a decis că este interzisă expedierea acestor acte de studii prin poștă sau pe altă cale. Acestea se vor ridica de către instituțiile cărora le sunt destinate, pe bază de proces-verbal.

Reguli privind completarea actelor

Cu titlu de știri juridice, s-a stabilit că formularele actelor de studii se vor completa în 12 luni de la promovarea examenelor de finalizare a studiilor (indiferent că sunt studii complete sau parțiale) sau în două luni de la confirmarea prin ordin al ministrului a titlului de doctor, pentru diplomele de doctor.

Rețineți că un act de studii care atestă studiile parțiale se va completa doar la cererea titularului, în baza aprobării acesteia de către conducerea instituției.

Dacă la înmatriculare sau în perioada studiilor un student trebuie să depună cerere pentru modificarea sau completarea numelui, aceasta trebuie să cuprindă obligatoriu declarația studentului autentificată la notariat că nu mai solicită alt act de studii în cazul modificării ulterioare a numelui. După aprobarea cererii, se va modifica sau completa registrul matricol și actele de studii. Cel care și-a schimbat numele trebuie să aducă acte în susținerea cererii sale: certificat căsătorie, hotărâre judecătorească de divorț definitivă.

Cu titlu de știri juridice, s-a decis că nu se admite modificarea numelui, prenumelui, inițialei sau a localității de naștere a titularului actelor de studii, dacă schimbarea în cauză s-a produs după data de absolvire a anilor de studii.

 Reguli privind eliberarea actelor de studii

Ca regulă, actele de studii se vor elibera titularului sau împuterniciților acestuia, pe baza unei procuri notariale care să menționeze expres că este mandatat să ridice actele de studii. Procura în original va rămâne la instituția de unde se ridică actele de studii. Rețineți că în cazul cetățenilor români sau străini cu domiciliul/reședința în străinătate, procura notarială va fi supralegalizată sau apostilată de către autoritățile din țara respectivă.

Dacă există acte de studii completate și neridicate, acestea se vor păstra în arhiva instituției cu termen permanent. Dacă actele nu au fost ridicate din cauza decesului titularului, acestea vor putea fi eliberate unui membru al familiei (părinții, copiii sau nepoții defunctului), în baza unei cereri, care va fi însoțită de o copie legalizată a certificatului de deces și o declarație privind motivele invocate pentru ridicarea acelor acte.

Cu titlu de știri juridice, legiuitorul a stabilit că, dacă o persoană cu reședința în străinătate solicită eliberarea actelor de studii neridicate de titular din cauza decesului, atunci actele solicitate pot fi eliberate prin intermediul ambasadei (consulatului) țării respective în România sau al ambasadei (consulatului) României din țara de reședință a celui care le solicită.

 În ce situații se eliberează duplicate de pe actele de studii?

 Se va elibera un duplicat de pe actul de studii în cazul pierderii, distrugerii complete, deteriorării parțiale sau plastifierii. Dacă arhiva instituției a fost distrusă într-un caz de forță majoră (de exemplu, a ars într-un incendiu), actul de studii se va elibera prin reconstituirea situației școlare de către acea instituție.

Pasul 1

Pentru a i se elibera duplicatul, cel interesat va adresa o cerere scrisă instituției și va atașa:

– declarația autentificată la notar, în care arată în ce condiții actul a fost pierdut, distrus;

– copia legalizată a certificatului de naștere;

– două fotografii recente color, format 3×4 cm;

– dovada publicării în Monitorul Oficial a pierderii, deteriorării, distrugerii actului de studiu;

– dovada plății taxei pentru eliberarea duplicatului.

 Pasul 2

Cererea însoțită de acte se depune de către titular sau de către împuternicitul acestuia.

Pasul 3

După o lună de la aprobarea cererii, titularul va putea să-și ridice duplicatul.

Cu titlu de știri juridice, s-a stabilit că duplicatul unui act de studii se eliberează o singură dată. Dacă duplicatul a fost pierdut, distrus complet în condiții de forță majoră (incendiu, calamitate naturală), atunci titularului i se poate elibera o singură dată un alt duplicat. Pe noul duplicat se va înscrie seria și numărul duplicatului anterior și data la care acesta  a fost eliberat.

 Dacă instituția a fost reorganizată sau desființată, actele de studii originale sau duplicatele lor se vor păstra şi elibera de către cei care au luat în primire arhiva. Acestea trebuie să fie instituții de învățământ superior acreditate să poată gestiona, completa și elibera actele de studii originale sau duplicatele lor.

 O diplomă nu te face, obligatoriu, “om de omenie”

 În goana colecţionării de diplome și titluri, mulți uită că “Poți fi plin de doctorate,/Să ai diplome cu roaba,/Atestări și masterate,/Dacă nu ești om… degeaba!” (Constantin Tudorache)