MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
ORDIN
pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996

ANEXĂ

În temeiul art. 185 din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, şi al art. 7 alin. (5) din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Afacerilor Interne, aprobată cu modificări prin Legea nr. 15/2008, cu modificările şi completările ulterioare,
ministrul afacerilor interne emite următorul ordin:

Art. 1. – Se aprobă Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, prevăzute în anexa care face parte integrantă din prezentul ordin.

Art. 2. – Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al României, Partea I.

Ministrul afacerilor interne,
Radu Stroe

Bucureşti, 27 septembrie 2013.
Nr. 137.

ANEXĂ
NORME METODOLOGICE
privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996

CAPITOLUL I Dispoziţii generale
CAPITOLUL II Procedura de notificare şi conţinutul acesteia
CAPITOLUL III Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice
CAPITOLUL IV Procedura de obţinere a autorizaţiei de funcţionare
CAPITOLUL V Procedura de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare pentru serviciile arhivistice prestate de operatorii economici
CAPITOLUL VI Procedura de suspendare a autorizaţiei de funcţionare
CAPITOLUL VII Procedura de retragere a autorizaţiei de funcţionare
CAPITOLUL VIII Dispoziţii finale
ANEXE
CAPITOLUL I
Dispoziţii generale

Art. 1. – Prezentele norme metodologice reglementează aplicarea unor prevederi ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, denumită în continuare Lege, după cum urmează:

a) procedura de notificare prevăzută la art. 18 alin. (5) din Lege şi conţinutul acesteia;
b) datele care se introduc în Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice prevăzut la art. 187 din Lege şi condiţiile privind gestionarea acestuia;
c) procedura de eliberare, reînnoire, suspendare şi retragere a autorizaţiei de funcţionare a operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice, conform prevederilor art. 181 – art. 184 din Lege.

Art. 2. – În înţelesul prezentelor norme metodologice, termenii şi noţiunile folosite au următoarele semnificaţii:

a) ani extremi – data celui mai vechi şi a celui mai nou document din cadrul unui fond arhivistic/dosar;
b) arhivă – totalitatea documentelor, indiferent de forma, suportul şi metoda de inscripţionare, create şi deţinute de-a lungul timpului de către orice persoană juridică de drept public sau privat, în exerciţiul activităţii sale, precum şi de orice persoană fizică, în decursul existenţei acesteia; o arhivă poate fi formată din unul sau mai multe fonduri arhivistice;
c) arhivar – angajat care administrează, prelucrează şi gestionează documentele unui creator/deţinător de arhivă, ce deţine o diplomă de bacalaureat şi un atestat/certificat specific activităţilor pe care le desfăşoară;
d) arhivist – specialist care îşi desfăşoară activitatea la un creator/deţinător de arhivă având ca sarcină prelucrarea, administrarea, păstrarea, utilizarea şi protejarea arhivelor, care deţine o diplomă de studii universitare prevăzute în standardul ocupaţional;
e) autorizaţie de funcţionare – act emis de Arhivele Naţionale care dă dreptul unui operator economic să presteze servicii de păstrare, conservare, restaurare, legătorie, prelucrare arhivistică şi utilizare a documentelor;
f) creator de arhivă – persoana fizică ori persoana juridică de drept public sau privat care, în decursul existenţei sale sau, după caz, a activităţii sale, a creat sau creează arhivă;
g) depozit de arhivă – spaţiu special amenajat pentru păstrarea, conservarea şi protejarea arhivelor;
h) deţinător de arhivă – persoană juridică de drept public sau privat, precum şi persoană fizică care are în păstrare documente rezultate din activitatea proprie ori preluate prin desfiinţarea, comasarea sau reprofilarea unor creatori de arhive;
i) document – informaţie înregistrată pe orice fel de suport, creată sau primită şi păstrată de către un creator/deţinător de arhive;
j) fond arhivistic – ansamblul documentelor de orice natură create şi primite de către un creator de arhive pe parcursul existenţei sale;
k) fondare – operaţiune de stabilire a apartenenţei documentelor la un fond arhivistic;
l) formare profesională continuă – proces de pregătire care presupune fie dobândirea de noi cunoştinţe şi abilităţi în calificarea pe care o persoană o posedă deja, fie o policalificare sau recalificare;
m) instrument de evidenţă a documentelor – document de sinteză care oferă informaţii pentru controlul fizic şi de conţinut al documentelor, cu scopul de a facilita administrarea şi utilizarea informaţiilor cuprinse în fondurile arhivistice;
n) inventariere – operaţiune de luare în evidenţă a documentelor şi unităţilor arhivistice dintr-un fond arhivistic, după ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic;
o) metru liniar – unitate – etalon definită prin cantitatea de arhivă de pe o poliţă raft cu lungimea de un metru care serveşte la aprecierea cantităţii de arhivă existentă într-un depozit, la dimensionarea spaţiilor de depozitare, la calcularea necesităţilor de rafturi şi mijloacelor de transport;
p) nomenclator arhivistic – instrument de lucru utilizat la constituirea unităţilor arhivistice pe structuri organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare;
q) ordonare – operaţiune de grupare a unităţilor arhivistice din cadrul unui fond arhivistic după un anumit criteriu: cronologic, cronologic – structural, structural – cronologic, alfabetic, pe probleme;
r) prelucrare arhivistică – ansamblul operaţiunilor efectuate asupra unei arhive sau unei părţi a acesteia, în ceea ce priveşte fondarea, ordonarea, inventarierea şi selecţionarea, cu scopul de a asigura evidenţa şi utilizarea documentelor;
s) operator economic autorizat – persoană fizică sau persoană juridică care deţine o autorizaţie de funcţionare valabilă;
ş) selecţionare – operaţiunea de eliminare a unităţilor arhivistice/documentelor dintr-un fond arhivistic, atunci când termenele de păstrare au expirat;
t) unitate arhivistică (u.a.) – element component al unui fond arhivistic care se individualizează prin conţinutul şi forma sa şi care ocupă o poziţie distinctă într-un instrument de evidenţă.

CAPITOLUL II
Procedura de notificare şi conţinutul acesteia

Art. 3. – Notificarea structurilor Arhivelor Naţionale se realizează de către:

a) lichidator, în situaţia declarării falimentului unui creator/deţinător de arhivă;
b) lichidator, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casa teritorială de pensii), în situaţia predării arhivei către un operator economic autorizat, în termen de 15 zile de la încheierea contractelor;
c) operatorul economic autorizat, în termen de 15 zile de la încheierea contractului prin care preia arhiva;
d) persoana fizică/persoana juridică care are în păstrare sau custodie arhivele creatorilor de arhivă desfiinţaţi, în situaţia predării arhivei către persoane fizice ori persoane juridice, altele decât operatorii economici autorizaţi.

Art. 4. – (1) În situaţia prevăzută la art. 3 lit. a), lichidatorul are obligaţia ca, în termen în termen de 30 de zile de la declararea falimentului unui creator/deţinător de arhivă, să depună la structura Arhivelor Naţionale pe raza căreia îşi are sediul social creatorul/deţinătorul de arhivă o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 1, însoţită de o copie a sentinţei/încheierii de declarare a falimentului.
(2) În cazul în care creatorul/deţinătorul de arhivă aflat în faliment are puncte de lucru cu personalitate juridică şi în alte judeţe, lichidatorul are obligaţia să notifice şi structurile Arhivelor Naţionale din acele judeţe.
(3) În termen de 5 zile de la primirea notificării, lichidatorul este anunţat de către structura Arhivelor Naţionale despre posibilitatea efectuării, în următoarele 15 zile, a unui control referitor la starea arhivei.
(4) Lichidatorul are obligaţia să permită accesul reprezentanţilor Arhivelor Naţionale în toate spaţiile în care se află spre păstrare arhiva creatorului/deţinătorului de arhivă aflat în faliment.
(5) În urma controlului, reprezentanţii structurilor Arhivelor Naţionale încheie un proces – verbal de control în care prezintă situaţia arhivei creatorului/deţinătorului de arhivă aflat în faliment, stabilind măsuri şi termene de realizare, în vederea prelucrării şi predării documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional şi în scopul pregătirii documentelor ce urmează a fi predate unui operator economic autorizat.
(6) Măsurile şi termenele de realizare prevăzute în procesul – verbal de control se aduc la cunoştinţă lichidatorului, pe bază de semnătură.
(7) În cazul în care lichidatorul refuză semnarea procesului – verbal de control, structura Arhivelor Naţionale întocmeşte, în termen de două zile, o notă de constatare cu concluziile rezultate în urma controlului. Nota se transmite lichidatorului prin poştă, cu confirmare de primire. Uniunea Naţională a Practicienilor în Insolvenţă din România şi judecătorul – sindic vor fi informaţi în legătură cu această situaţie.
(8) În situaţia în care arhiva unui creator/deţinător de arhivă aflat în faliment se predă Autorităţii pentru Administrarea Activelor Statului, lichidatorul este obligat să transmită structurii Arhivelor Naţionale pe raza căreia creatorul/deţinătorul de arhivă a avut sediul social şi, după caz, a avut puncte de lucru cu personalitate juridică o notificare în care să precizeze denumirea fondului predat, cantitatea, anii extremi şi inventarele documentelor.

Art. 5. – (1) În situaţia prevăzută la art. 3 lit. b), lichidatorul, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casele teritoriale de pensii) are obligaţia ca, în termen de 15 zile de la încheierea contractului cu un operator economic autorizat, să depună la structura Arhivelor Naţionale o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 2.
(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naţionale pe raza căreia operatorul economic autorizat are sediul social şi, după caz, puncte de lucru cu personalitate juridică.
(3) Notificarea trebuie să fie însoţită de fotocopii ale următoarelor acte:

a) contractul încheiat între lichidator, persoana fizică sau persoana juridică (inclusiv casa teritorială de pensii) şi operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
b) procesul – verbal de predare – primire a documentelor, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 3;
c) instrumentele de evidenţă.

Art. 6. – (1) În situaţia prevăzută la art. 3 lit. c), operatorul economic autorizat are obligaţia ca, în termen de 15 de zile de la încheierea contractului, să depună la structura Arhivelor Naţionale o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 4.
(2) Notificarea se depune la structura Arhivelor Naţionale pe raza căreia operatorul economic autorizat are sediul social şi, după caz, puncte de lucru cu personalitate juridică.
(3) Notificarea trebuie să fie însoţită de fotocopii ale următoarelor acte:

a) contractul încheiat de către operatorul economic autorizat, cu respectarea prevederilor art. 184 alin. (1) din Lege;
b) procesul – verbal de predare – primire a documentelor, întocmit conform modelului prevăzut în anexa nr. 3.

(4) În termen de 5 zile de la primirea notificării, structura Arhivelor Naţionale îl înştiinţează pe operatorul economic autorizat cu privire la posibilitatea efectuării unui control, referitor la stadiul de prelucrare a arhivei preluate de la creatorul/deţinătorul de arhivă, care se va desfăşura în următoarele 15 zile.
(5) Operatorul economic autorizat are obligaţia să permită accesul reprezentanţilor Arhivelor Naţionale în toate spaţiile în care deţine documente primite de la un creator/deţinător de arhivă.
(6) În urma controlului, reprezentanţii structurii Arhivelor Naţionale încheie un proces – verbal de control în care evaluează stadiul de prelucrare a documentelor, stabilind măsuri şi termene de realizare a acestora.
(7) Măsurile şi termenele de realizare prevăzute în procesul – verbal de control se aduc la cunoştinţa operatorului economic autorizat, pe bază de semnătură.
(8) În cazul în care operatorul economic autorizat refuză să semneze procesul – verbal de control, structura Arhivelor Naţionale întocmeşte o notă de constatare cu concluziile menţionate în acesta. Nota de constatare se trimite în termen de două zile prin poştă, cu confirmare de primire, operatorului economic autorizat.

Art. 7. – (1) În situaţia prevăzută la art. 3 lit. d), persoana fizică sau persoana juridică care predă arhiva aflată în păstrarea sau custodia sa, ce a aparţinut unui creator de arhivă desfiinţat, unei alte persoane fizice sau persoane juridice este obligată să depună la structura Arhivelor Naţionale pe raza căreia creatorul şi-a desfăşurat activitatea o notificare întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 5.
(2) Verificarea datelor transmise prin această notificare se face conform prevederilor art. 6 alin. (4) – (8).

CAPITOLUL III
Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice

Art. 8. – (1) Arhivele Naţionale asigură evidenţa generală a operatorilor economici autorizaţi, prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii arhivistice.
(2) Gestionarea informaţiilor cuprinse în registrul prevăzut la alin. (1) se face de către Arhivele Naţionale.
(3) Informaţiile sunt actualizate permanent în baza notificărilor primite din partea lichidatorilor, operatorilor economici autorizaţi, persoanelor fizice, persoanelor juridice, inclusiv a caselor teritoriale de pensii, precum şi de la structurile Arhivelor Naţionale.
(4) Conţinutul şi structura registrului menţionat la alin. (1) sunt prevăzute în anexa nr. 6.

CAPITOLUL IV
Procedura de obţinere a autorizaţiei de funcţionare

SECŢIUNEA 1 Dispoziţii generale
SECŢIUNEA a 2 – a Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de păstrare şi conservare
SECŢIUNEA a 3 – a Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de restaurare
SECŢIUNEA a 4 – a Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de legătorie
SECŢIUNEA a 5 – a Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică
SECŢIUNEA a 6 – a Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de utilizare a documentelor deţinute
SECŢIUNEA 1
Dispoziţii generale

Art. 9. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic depune o cerere la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 7, însoţită de fotocopii ale documentelor cerute potrivit prezentului capitol, denumite în continuare documentaţia pentru autorizare.
(2) Operatorii economici care solicită eliberarea autorizaţiei de funcţionare în condiţiile art. II alin. (1) din Legea nr. 138/2013 pentru modificarea şi completarea Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 sunt obligaţi să anexeze la documentaţia prevăzută pentru autorizare şi lista fondurilor arhivistice deţinute.
(3) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat.

Art. 10. – (1) În termen de 10 zile, structura Arhivelor Naţionale analizează documentaţia pentru autorizare depusă şi înştiinţează operatorul economic cu privire la îndeplinirea sau neîndeplinirea cerinţelor de autorizare.
(2) Dacă documentaţia pentru autorizare este incompletă sau conţine documente care nu sunt edificatoare asupra îndeplinirii cerinţelor prevăzute de Lege, operatorului economic i se solicită completarea acesteia. Operatorul economic are obligaţia să transmită documentaţia solicitată în termen de 30 de zile de la primirea înştiinţării din partea Arhivelor Naţionale. În caz contrar, întreaga documentaţie pentru autorizare se clasează.
(3) În cazul în care documentaţia pentru autorizare respectă prevederile prezentului capitol, structura Arhivelor Naţionale comunică operatorului economic data la care se verifică respectarea condiţiilor de autorizare. Aceasta se efectuează în maximum 20 de zile de la depunerea completă a documentaţiei pentru autorizare.

Art. 11. – (1) În termen de 20 de zile de la data verificării, Arhivele Naţionale eliberează autorizaţia de funcţionare, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 8, sau înştiinţează operatorul economic despre motivele respingerii cererii.
(2) În termen de 5 zile de la primirea înştiinţării care conţine motivele de respingere a cererii, operatorul economic poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale.
(3) Rezultatul contestaţiei este adus la cunoştinţa operatorului economic în termen de 10 zile de la data înregistrării acesteia.

Art. 12. – (1) Operatorul economic autorizat este obligat să informeze Arhivele Naţionale în cazul pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizaţiei de funcţionare, în termen de 5 zile de la data constatării acestui eveniment.
(2) Dacă se solicită un duplicat al autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat depune o cerere la care anexează: dovada publicării pierderii/sustragerii sau deteriorării autorizaţiei de funcţionare în Monitorul Oficial al României, Partea a III – a, sau într-un cotidian de largă circulaţie şi dovada achitării taxei de eliberare a duplicatului.

Art. 13. – În cazul în care intervin modificări asupra condiţiilor care au stat la baza eliberării autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat are obligaţia să înştiinţeze Arhivele Naţionale în termen de 15 zile de la data producerii acestui eveniment.

Art. 14. – (1) Pentru eliberarea autorizaţiei şi menţinerea condiţiei de autorizare referitoare la competenţa profesională, operatorul economic autorizat are obligaţia de a utiliza personal având pregătirea profesională necesară prestării serviciilor arhivistice.
(2) Formarea profesională continuă a personalului de specialitate din domeniul arhivistic se efectuează în cadrul centrelor de formare profesională de pe lângă asociaţiile profesionale ale arhiviştilor din România şi alte instituţii, în condiţiile legii.

SECŢIUNEA a 2 – a
Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de păstrare şi conservare

Art. 15. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de păstrare şi conservare, este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte un angajat calificat pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerţului;
b) copia certificată a autorizaţiei de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situaţii de urgenţă;
c) copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social şi/sau ca puncte de lucru;
d) copii certificate ale atestatelor/certificatelor şi diplomelor pentru personalul angajat;
e) copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic şi personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;
f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico – funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor: depozite construite special sau încăperi amenajate cu elementele de rezistenţă care rezultă dintr-un raport de expertiză tehnică/de inspecţie tehnică (minimum 800 kg/mp), birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare şi păstrare specifice, mijloace de protecţie a documentelor, în funcţie de natura şi dimensiunea lor, aparate de măsură a valorii temperaturii şi umidităţii relative în depozite, mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor;
g) copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru păstrarea şi conservarea documentelor;
h) dovada achitării taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţiile de arhivist sau arhivar.

SECŢIUNEA a 3 – a
Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de restaurare

Art. 16. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de restaurare este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin un angajat calificat pentru ocupaţia de restaurator şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerţului;
b) copia certificată a autorizaţiei de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situaţii de urgenţă;
c) copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social şi/sau ca puncte de lucru;
d) copii certificate ale atestatelor/certificatelor şi diplomelor pentru personalul angajat în ocupaţia de restaurator;
e) copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic şi personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;
f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico – funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de restaurare a documentelor: depozite construite special şi încăperi amenajate, instrumentar specific desfăşurării activităţii de restaurare, echipament de protecţie pentru personal, mobilier specific, precum şi mijloace specifice de siguranţă a depozitului, ca: mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor;
g) copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru restaurarea documentelor;
h) dovada achitării taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţia de restaurator.

SECŢIUNEA a 4 – a
Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de legătorie

Art. 17. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de legătorie este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin un angajat calificat pentru ocupaţia de legător manual şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerţului;
b) copia certificată a autorizaţiei de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situaţii de urgenţă;
c) copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social şi/sau ca puncte de lucru;
d) copii certificate ale atestatelor/certificatelor şi diplomelor pentru personalul angajat în ocupaţia de legător manual;
e) copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic şi personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;
f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico – funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de legare a documentelor: spaţiu de lucru, instrumentar specific desfăşurării activităţii de legătorie, materiale pentru legătorie, echipament de protecţie pentru personal, precum şi mijloace specifice de siguranţă a depozitului, ca: mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor;
g) copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru legarea documentelor;
h) dovada achitării taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţia de legător manual.

SECŢIUNEA a 5 – a
Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică

Art. 18. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului de prelucrare arhivistică este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte 2 angajaţi calificaţi pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerţului;
b) copia certificată a autorizaţiei de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situaţii de urgenţă;
c) copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social şi/sau ca puncte de lucru;
d) copii certificate ale atestatelor/certificatelor şi diplomelor pentru personalul angajat;
e) copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic şi personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;
f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico – funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de prelucrare, depozitare şi conservare a arhivelor: depozite construite special sau încăperi amenajate de minimum 20 mp, birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare şi păstrare specifice, mijloace de protecţie a documentelor, în funcţie de natura şi dimensiunea lor, aparate de măsură a temperaturii şi umidităţii în depozite, echipament de protecţie pentru personal, mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor;
g) copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru prelucrarea documentelor;
h) dovada achitării taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţiile de arhivist sau arhivar.

SECŢIUNEA a 6 – a
Eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de utilizare a documentelor deţinute

Art. 19. – (1) În vederea eliberării autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de utilizare a documentelor deţinute este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin câte un angajat calificat pentru ocupaţia de arhivist şi arhivar şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare:

a) certificat constatator emis de registrul comerţului;
b) copia certificată a autorizaţiei de securitate la incendiu emisă de inspectoratul pentru situaţii de urgenţă;
c) copii certificate ale documentelor care atestă dreptul de proprietate/folosinţă asupra spaţiului cu destinaţia de sediu social şi/sau ca puncte de lucru;
d) copii certificate ale atestatelor/certificatelor şi diplomelor pentru personalul angajat;
e) copii certificate ale contractelor de muncă încheiate între operatorul economic şi personalul angajat în prestarea de servicii arhivistice;
f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico – funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de utilizare, depozitare şi conservare a arhivelor: depozite construite special sau încăperi amenajate, spaţiu de păstrare a arhivei proprii de minimum 20 mp, birouri pentru personalul angajat, mijloace de depozitare şi păstrare specifice, mijloace de protecţie a documentelor, în funcţie de natura şi dimensiunea lor, aparate de măsură a temperaturii şi umidităţii în depozite, echipament de protecţie pentru personal, mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor;
g) copii ale procedurilor de lucru interne de practică arhivistică pentru utilizarea documentelor;
h) dovada achitării taxei de autorizare.

(2) Personalul angajat ulterior autorizării, pentru acest serviciu, trebuie să fie calificat în ocupaţiile de arhivist sau arhivar.

CAPITOLUL V
Procedura de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare pentru serviciile arhivistice prestate de operatorii economici

Art. 20. – (1) În vederea reînnoirii autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat depune o cerere, întocmită conform modelului prevăzut în anexa nr. 7, la structura Arhivelor Naţionale în raza căreia îşi are sediul social, cu cel puţin 90 de zile înainte de expirarea termenului de valabilitate de 3 ani, însoţită de autorizaţia de funcţionare în original şi de documentaţia pentru autorizare, actualizată, necesară pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. Până la reînnoirea autorizaţiei de funcţionare, operatorului economic autorizat i se eliberează o adeverinţă, conform modelului prevăzut în anexa nr. 9.
(2) În cazul în care cererea de reînnoire a autorizaţiei de funcţionare are la bază schimbarea sediului social principal, adeverinţa prevăzută la alin. (1) se eliberează de către structura Arhivelor Naţionale unde a fost depusă autorizaţia în original.
(3) În cazul fuziunii/divizării, operatorului economic nou – constituit, respectiv operatorului economic care îşi continuă existenţa i se va elibera o nouă autorizaţie de funcţionare sau, după caz, îşi va reînnoi autorizaţia de funcţionare, potrivit procedurii din prezentele norme metodologice.

CAPITOLUL VI
Procedura de suspendare a autorizaţiei de funcţionare

Art. 21. – (1) Suspendarea autorizaţiei de funcţionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se face în condiţiile prevăzute la art. 182 din Lege, în urma constatărilor rezultate cu ocazia controlului desfăşurat de către reprezentaţii structurilor Arhivelor Naţionale.
(2) Structura Arhivelor Naţionale care a constatat încălcarea prevederilor legale propune motivat Arhivelor Naţionale suspendarea autorizaţiei de funcţionare pe o perioadă de până la 3 luni, în funcţie de gravitatea faptei constatate.
(3) Operatorul economic autorizat este notificat de către structura Arhivelor Naţionale în termen de 5 zile de la data emiterii actului privind suspendarea autorizaţiei de funcţionare, aducându-i-se la cunoştinţă motivele suspendării.
(4) Pe perioada suspendării, operatorul economic autorizat este obligat să remedieze deficienţele constatate în urma controlului.
(5) La expirarea termenului de suspendare, structura Arhivelor Naţionale efectuează un nou control pentru a constata dacă au fost remediate deficienţele care au stat la baza suspendării autorizaţiei de funcţionare.
(6) Împotriva actului administrativ de suspendare operatorul economic autorizat poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale, în termen de 5 zile de la primirea notificării.
(7) Răspunsul motivat se comunică operatorului economic autorizat în termen de 10 zile de la data înregistrării contestaţiei.

CAPITOLUL VII
Procedura de retragere a autorizaţiei de funcţionare

Art. 22. – (1) Retragerea autorizaţiei de funcţionare pentru unul sau mai multe servicii arhivistice se face în condiţiile prevăzute la art. 183 din Lege, la cererea operatorului economic autorizat sau în urma constatărilor rezultate cu ocazia controlului desfăşurat de către reprezentanţii structurilor Arhivelor Naţionale.
(2) Structura Arhivelor Naţionale care a constatat încălcarea prevederilor legale propune retragerea autorizaţiei de funcţionare.
(3) În termen de 5 zile de la data semnării actului privind retragerea autorizaţiei de funcţionare, operatorul economic autorizat va fi notificat prin poştă despre motivele care au stat la baza retragerii acesteia.
(4) Autorizaţia de funcţionare se retrage în termen de 30 de zile de la data notificării de către Arhivele Naţionale a operatorului economic autorizat, pentru situaţiile prevăzute de art. 183 alin. (1) lit. b) – f) din Lege.
(5) Împotriva actului administrativ de retragere operatorul economic autorizat poate depune contestaţie la Arhivele Naţionale, în termen de 5 zile de la primirea notificării.
(6) Răspunsul motivat se comunică operatorului economic autorizat în termen de 10 zile de la data înregistrării contestaţiei.

CAPITOLUL VIII
Dispoziţii finale

Art. 23. – Anexele nr. 1 – 9 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.